Cómo crear una propuesta de proyecto simple [esquema gratuito incluido]

La importancia de la planificación no se puede exagerar para los equipos ocupados de hoy.

No puede permitirse el lujo de entrar en un proyecto a ciegas si realmente quiere que tenga éxito. 

Además, ni siquiera puede hacer despegar una tarea sin una propuesta de proyecto para que sus partes interesadas la aprueben. Ahí es exactamente donde una propuesta de proyecto infalible cambia las reglas del juego.

Cuanto más preparado esté su equipo desde la fase de planificación, más probabilidades tendrá de alcanzar los objetivos de su empresa de forma rápida y sin problemas.

En esta guía, desglosaremos todo lo que necesita para crear una propuesta de proyecto que ganará a sus colegas y hará que sus proyectos funcionen lo antes posible.

¿Qué es una propuesta de proyecto (y por qué son tan importantes)?

Una propuesta de proyecto representa el esqueleto de un proyecto potencial, que incluye información de antecedentes, metas, roles y recursos. El propósito de una propuesta es triple:

  1. Organice su estrategia de manera oportuna . Un esquema de propuesta de proyecto breve y sencillo se puede armar rápidamente y también es fácil de entender para las personas ajenas a su equipo.
  2. Resalte por qué su proyecto es necesario . Al realizar una investigación y poner su plan en contexto, es instantáneamente más tangible y urgente.
  3. Gánate a las partes interesadas (piensa: colegas, gerentes o clientes) . Si necesita convencer a sus superiores o clientes de que vale la pena seguir su proyecto, un plan bien elaborado es el punto de partida perfecto.

Además, una propuesta de proyecto te obliga a organizar tus pensamientos y articular tu proyecto en un lenguaje sencillo. Aunque una iniciativa puede tener mucho sentido en tu cabeza, te sorprendería saber cuántos detalles no quedan claros para los forasteros hasta que los escribes.

Realidad: investigaciones recientes señalan que una mala planificación y gestión de proyectos se correlacionan con dos tercios de los proyectos que fracasan por completo. Más allá de no ganar la aceptación de las partes interesadas, la planificación ineficiente es una pérdida comprobada de tiempo y dinero. 

Además, considere los datos de Hive de que un asombroso 50% de los proyectos no logran lo que originalmente se propusieron. Las propuestas definen el alcance de sus proyectos para que sea menos probable que se descarrilen.

Otra ventaja de armar una propuesta de proyecto es que ahorran tiempo. En lugar de pasar meses elaborando su plan de juego, un esquema lo alienta a declarar “solo los hechos” para que su proyecto avance. 

¿Cuáles son las piezas esenciales de una propuesta de proyecto eficaz?

El proceso de elaboración de una propuesta es un acto de equilibrio.

Es decir, debe enfatizar los detalles más conocidos para sus partes interesadas sin abrumarlos. A continuación se muestra un esquema de propuesta de proyecto que puede adaptar por sí mismo, totalmente personalizable con prácticos viñetas que puede agregar usted mismo.

Descargue el esquema gratuito aquí y seleccione Hacer una copia para crear su propia versión.

1. Resumen del proyecto

Lo primero es lo primero: proporcione un desglose general de su proyecto, incluido lo que busca lograr y cómo. No necesita entrar en el meollo de la cuestión aquí, sino establecer un problema convincente y una solución para abordarlo. 

El resumen de su proyecto debe ser contundente y urgente, no algo que sus gerentes puedan permitirse simplemente pasar por alto. Piense en ello como su discurso de ascensor.

El idioma importa aquí y debes ser económico con tus palabras. Por ejemplo, “Estamos perdiendo clientes rápidamente …” es una afirmación mucho más sorprendente que “Corremos el riesgo de perder más clientes en el futuro …” ¡ Un poco de creatividad (y tal vez alguna hipérbole) es muy útil!

En resumen, necesitas algún tipo de gancho. Acérquese a su resumen con confianza y defienda por sí mismo y defienda por qué su proyecto es importante.

  • [Un resumen de una oración del problema al que se enfrenta su equipo]
  • [Un resumen de una oración de su proyecto y los resultados deseados]
  • [Un resumen de una oración de la solución propuesta]

2. Propósito e información de antecedentes

Haga un seguimiento de su introducción detallando por qué su proyecto es necesario. Aquí es donde realmente llevará a casa su (s) problema (s) y / u oportunidades con mayor detalle. 

Este es un lugar para traer investigaciones y estadísticas impactantes para respaldar su proyecto. Si es posible, intente resaltar números específicos y datos de primera mano. Hacerlo hace que su proyecto parezca más tangible. 

Por ejemplo, “Estamos lidiando con una tasa de rotación preocupante del [x]% …” o “Esta iniciativa de marketing presenta una oportunidad para cerrar [y] clientes potenciales por mes, una mejora masiva en [z]”.

Al menos, los números son fáciles de entender de un vistazo. Asimismo, demuestran que ha hecho su tarea y que no está persiguiendo un proyecto “solo porque sí”.

  • “El propósito de este proyecto es lograr [resultado] …”
  • “Históricamente, hemos luchado con [problema / punto de dolor] …”
  • “Según [resultados / datos], nuestro equipo confía en que …”

3. Solución propuesta

Ha planteado un problema u oportunidad urgente, ahora prepárelo con una solución viable. Aquí destacarás lo que vas a hacer en términos simples. 

Esta sección debe combinarse con las dos anteriores, dando un círculo al objetivo que ha establecido y la información de antecedentes proporcionada.

4. Alcance del trabajo

Este es el más grande. Aquí está desglosando objetivos, roles, entregables y presupuesto.

En otras palabras, el quién y el cómo de su proyecto. Lo más probable es que sea responsable de un documento de alcance de trabajo separado y más profundo para complementar su proyecto cuando (¡no si!) Sea aprobado. Como resultado, no arroje demasiada información sobre sus partes interesadas.

Los conceptos básicos y las viñetas son un juego justo para comunicar los deberes y los elementos de acción de su equipo.

Roles necesarios

  • [Nombre / Rol], [resumen del propósito del proyecto]
  • [Nombre / Rol], [resumen del propósito del proyecto]
  • Etc.

Presupuesto

  • [Entregable, costo estimado, por qué es necesario]
  • [Entregable, costo estimado, por qué es necesario]
  • etc.

Objetivos y KPI

  • [Objetivo / KPI asociado / elemento de acción]
  • [Objetivo / KPI asociado / elemento de acción]
  • Etc.

5. Programa y cronograma

Aquí es donde explicará cuánto tiempo llevará su proyecto y cuándo estará completo.

Obviamente, no eres un adivino, así que no te hagas la cabeza por tener una fecha 100% precisa en mente. Dicho esto, debe proporcionar algún tipo de cifra aproximada que no se base en conjeturas.

Para proyectos a más largo plazo, recomendamos establecer hitos como parte de su cronograma. 

  • “En / antes de [x] días, lo haremos …”
  • “Estimamos que el proyecto se completará el [x fecha] según …”
  • Los hitos de este proyecto incluyen [x], [y] y [z]

6. Autorización y conclusión

¡La última pieza de tu propuesta de proyecto! Aquí es donde explicará quién debe firmar para que su iniciativa avance. Donde sea una sola persona o un equipo, indíquelos aquí. 

  • [Interesado x]
  • [Interesado y]
  • [Interesado z]

Consejos rápidos para redactar un esquema de propuesta de proyecto eficaz

Para terminar, repasemos algunos consejos básicos para armar su propuesta de proyecto y presentarla realmente.

Prepárese y planifique las objeciones desde el principio

Escuche: si obtener la aprobación de los proyectos fuera tan simple, no necesitaríamos estas propuestas bien pensadas en primer lugar. 

Esté preparado para que la gente diga “no” y plantee objeciones, especialmente cuando se trata de su presupuesto o cronograma. Dado que muchos proyectos no van por encima del presupuesto, las objeciones y preguntas son totalmente comprensible. Esto puede incluir:

  • El costo de su proyecto. Asegúrese de haber explorado sus opciones en términos de recursos y entregables, incluidas las alternativas y sus respectivos precios (piense en: herramientas, licencias, contratistas, etc.).
  • Qué tan “realista” es su proyecto. Aquí es donde realmente brilla una propuesta de proyecto bien elaborada. Al detallar una línea de tiempo real, objetivos / KPI y personas para llevar a cabo sus elementos de acción, instantáneamente hace que su proyecto parezca más, bueno, real .
  • “Este no es un buen momento”. Una vez más, un fuerte gancho y un sentido de urgencia realmente hacen el truco aquí.

Habla con tu equipo y piensa en respuestas para todo lo anterior. Puede haber objeciones adicionales que no piensa en usted mismo, por lo que definitivamente ayuda.

Qué tan preparado y seguro está lidiando con las objeciones realmente se reduce a la cantidad de tarea que hace, lo que en realidad nos lleva al siguiente punto.

Haga una copia de seguridad de su propuesta de proyecto con datos

No podemos enfatizar esto lo suficiente. Cuantos más números de primera mano (piense: datos de marketing, estadísticas internas de productividad) tenga a mano, mejor. La investigación de terceros está bien, pero no se garantiza que sea tan impactante.

Presentar datos cumple la doble función de vender tanto su proyecto como el hecho de que ha venido preparado. Como nota al margen, simplemente no ahogue a sus partes interesadas en números. Cuantos más números agregue, menos se recordarán sus estadísticas más importantes.

¡Sea directo y vaya al grano!

Su propuesta de proyecto no necesita ser novedosa, ni debería serlo. 

Cada línea de su propuesta representa bienes inmuebles valiosos. Al igual que probablemente tenga una agenda apretada, también lo están sus partes interesadas. 

Considere la elaboración de su propuesta como un ejercicio tanto de planificación como de persuasión. Exprese los hechos, use viñetas y no se pierda en los detalles. 

No tienes que responder todas y cada una de las preguntas relacionadas con tu proyecto: si las personas tienen preguntas, las harán.

Y nuevamente, su propuesta de proyecto no es la documentación completa para su proyecto de todos modos. Es simplemente la base para hacer rodar la pelota.

¿Listo para poner en práctica nuestra propuesta de proyecto?

La planificación es clave para que cualquier proyecto despegue y, con suerte, el esquema anterior puede facilitar el proceso para usted y su equipo.

Si aún no lo ha hecho, ¡asegúrese de utilizar la plantilla gratuita para comenzar! Además, no olvide que el trabajo en equipo puede ayudar a su equipo a organizar sus proyectos, propuestas y todo lo demás en lo que respecta a la colaboración.

Pruebe Teamwork gratis durante 30 días para comenzar.

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