Implementación de un proyecto dentro de la industria alimenticia.

En esta entrada les compartiré la experiencia de como fue la implementación de uno de mis proyectos de mayor éxito, espero les ayuda a la implementación de alguno de sus proyectos.

1.1. Antecedentes de la empresa

Promilas es una empresa dedicada a la producción de fórmulas lácteas en polvo, sus ventas son dirigidas en un 50 % al mercado nacional y el resto a diferentes países, destacando el mercado de Argentina, Nueva Zelanda, China y Australia. Al ser una empresa multinacional y exportar a diferentes partes del mundo, aparte de cumplir con las legislaciones y normas mexicas, debe cumplir con estándares de nivel internacional como son las normas ISO y las normas FDA. Al ser una empresa del ramo alimenticio debe de cumplir con buenas prácticas de manufactura (GMP´s), buenas prácticas de documentación y contar con un laboratorio de análisis de calidad de sus productos que en caso de tener un problema de contaminación en sus productos sea capaz de realizar un recall de sus productos sin afectar a la salud de sus consumidores.

Es una empresa que está en constante crecimiento y mejora continua, buscando nuevos mercados para incrementar de este modo sus ventas y generar mayores ingresos sin sacrificar sus productos de calidad.

1.2 Problemática de la empresa

Se tiene la posibilidad de entrar al mercado europeo a través de una cadena comercial de mucho prestigio en ese continente con lo cual aumentaría sus ventas en un 30 %, pero al igual que el resto de sus clientes realizo una auditoria en la planta de producción ubicada en la zona industrial de la ciudad de México. El resultado fue el siguiente:

Tabla 1.resultado de auditoria

Puntos favorables

1.- Los estándares GMP´s se cumple en la planta de producción

2.-Se cuenta con un laboratorio para inspeccionar la calidad de sus productos
3.- Se cuenta con trazabilidad de los productos
4.- Se cuenta con sistema de impresión por láser para codificar lote, fecha de caducidad, lugar de fabricación y país de destino.

Puntos en contra


1.- A pesar de que se cuenta con cribas para retener contaminantes físicos en el proceso de fabricación y antes de las llenadoras de formula láctea existen filtros magnéticos para retener partículas ferrosas no existe detección para partículas no ferrosas (aceros inoxidables).


La conclusión de la auditoria es satisfactoria para el cliente (cadena de distribución europea) solo pone como condicionante se implemente un sistema de inspección de partículas metálicas que incluya aceros ferrosos y no ferrosos con un tamaño de partícula mínimo de 1.2 mm ya que al ser fórmulas lácteas está enfocado a un mercado especial (infantil).

El cliente da dos opciones a la planta de producción, implementar un sistema de detección de metales el cual se capaz de detectar partículas ferrosas y no ferrosas o un sistema de inspección de rayos X poniendo de ejemplo a otro de sus proveedores en Estados Unidos, este sistema es capaz de detectar partículas metálicas y partículas no metálicas como son resinas cristalizadas, cerámicas, madera etc. Para poder costear este proyecto el cliente ha firmado un acuerdo comercial de comprar cierta cantidad de producto, el cual representa el 30% de las ventas que actualmente tiene la compañía. Aunado a la petición del cliente europeo se recibió recientemente una queja de Argentina, que después del mercado nacional es el segundo mercado que más demanda tiene, la cual menciona que se encontró un objeto de cerámica de un tamaño aproximado 5 mm, dicho objeto de acuerdo a la investigación realizada pudo provenir del material refractario del horno de secado de la formula láctea donde se convierte en polvo. El consumo del mercado argentino representa su segundo mercado con más ventas de la compañía con un 10% de sus ventas anuales así que es un cliente que debe de atenderse y dar prioridad a este reclamo ya que en caso de quedar insatisfechas las autoridades argentinas con las medidas para que se repitan casos similares, la empresa puede ser multada económicamente y administrativamente retirándole la licencia de comercialización en dicho país. La directiva ha encargado al departamento de ingeniera y proyectos revisar la opción más viable para resolver estos 2 tipos de problemas a lo que se enfrenta la empresa.

  1. Acta de constitución del proyecto
  2.1 Título del proyecto:  
  LOW COST  
  2.2 Proyecto propuesto:  
  Como  se tienen dos problemáticas de dos tipos, el equipo a implementarse es un sistema de inspección de rayos X, el cual se colocara al final de línea cuando el producto ya está cerrado y no exista probabilidad de contaminarse después de la inspección.  
  2.3 Descripción del producto o servicio que se espera obtener como resultado del desarrollo del proyecto:  
  Al implementar el sistema de inspección de Rayos X se estaría resolviendo las dos problemáticas actuales de la empresa:
  1.-Detección de partículas ferrosas y no ferrosas mayor 1.2 mm como son tornillos de acero al carbón, tornillos de aceros inoxidables 304 y 316 L, que son los elementos más común en las líneas de producción y con mayor probabilidad de caer al producto en cuestión durante el proceso de llenado de lata.  
2.-Deteccion de partículas no metálicas como son cerámica, vidrios y madera de una densidad mayor al producto en cuestión que se estará inspeccionando y con un tamaño mino de 3 mm.      
  2.4 Requerimientos necesarios para que opere el proyecto:  
  Requerimientos sobre el equipo:
El equipo debe de detectar partículas metálicas de tamaño de 1.2 mm como mínimo
El equipo debe detectar partículas no metálicas de densidad superior al producto a inspeccionar de tamaño de 3 mm como mínimo
Debe de inspeccionar por lo menos 220 latas por minuto, ya que esta es la velocidad máxima de la línea  
Requerimientos de instalación del equipo:  Se necesita realizar la modificación del sistema de bandas transportadoras para poder insertar el equipo en la línea de producción.
Se necesita realizar la instalación eléctrica para la alimentación del equipo.
Se necesita colocar alimentación neumática para el sistema de rechazo.    
  2.5 Grupo de interés (Involucrados clave)  
  Director de planta Gerente de producción Gerente de ingeniería y mantenimiento Líder de seguridad e higiene Supervisor de línea Operadores de línea Finanzas Compras Gerente de proyecto Líder de proyecto Ingeniero de proceso y tecnología Líder de calidad            
  2.6 Caso de negocios  
  Visión de la empresa: Ser empresa líder en el ramo de alimentos nutricionales y formulas infantiles a nivel mundial produciendo y ofreciendo productos de calidad  que beneficien la salud y calidad de vida de nuestros consumidores aportando valor a la sociedad.   Misión: Trabajamos por la salud nutricional de nuestros consumidores proporcionando productos nutricionales de calidad y al alcance de todos.                              
FODA  
Fortalezas: *presencia a nivel mundial *Proveedores de calidad *Producción a un bajo costo *Precios accesibles *Productos alta calidad       Debilidades: *Inversión baja a proyectos en comparación con otras trasnacionales *Rotación de personal *falta de plataformas para lecciones   aprendidas *Falta de atención por parte de dirección
Oportunidades: *Cursos de capacitación *Mejora políticas de seguridad e higiene *Incrementar su capacidad de logística  
Amenazas: *Competencia (Nestlé, laboratorios Pisa, abott, meade-jhonson) *Proveedores     Tabla 2. Acta constitutiva    

Importancia del proyecto para la empresa:        
El desarrollo de este proyecto representa para la empresa un avance en tecnología de punta con el cual resuelve dos problemáticas que se ha enfrentado recientemente, ya que con la implementación del sistema de inspección por rayos X en su línea de producción estaría ofreciendo un producto de mayor calidad y menor riesgo para sus consumidores a nivel mundial y le permite la entrada hasta el mercado más exigente en cuestiones de calidad.         Al ser una medida de contención adicional a las medidas ya implementas, se estaría evitando lanzar al mercado un producto comprometido y de esta forma realizar un recall (retiro del producto comprometido del mercado) de todo el lote del producto al cual pertenezca ese producto. Esto le ahorra una gran cantidad de dinero a la empresa ya que un lote comprometido representa una inversión $ 1 millón de pesos aproximadamente.
 
Objetivos y entregables principales       
Los objetivos principales de este proyecto es cumplir con la solicitud del cliente ya que la negociación representa ganancias extras de un 30 % anual de sus ventas y dar una solución a la problemática presentada en el mercado argentino.       El entregable principal es colocar una máquina de inspección de rayos X, la cual será capaz de inspeccionar 240 latas por minuto y tenga un rango de detección de contaminantes físicos dentro del producto de los siguientes tamaños:   Partículas metálicas de 1.2 mm con densidad de 7 gr/cm³ Partículas de vidrio, cerámica, plásticos de 3 mm con una densidad mínima de 2.5 gr/cm³            
Presupuesto:       
Se presentan diferentes tipos de fabricantes a la directiva, incluyendo un equipo similar al que menciona el cliente que tiene uno de sus proveedores en EUA.        La directiva decide que el equipo a implementar será igual al mencionado por el cliente para satisfacer al 100% su necesidad de esta forma asigna un presupuesto de  $10,000 dólares los cuales deberán incluir la instalación del equipo en su posición final y la colocación de todos los servicios para que sea funcional.      

Supuestos y restricciones :         Quedan excluidos contaminantes físicos de menor densidad a 2.5 gr/cm³ ya que estos no son detectable por los rayos X, para estos tipos de contaminantes se aplican las practicas GMP´s ya que no deberían estar presente en la línea de llenado (mosquitos, madera, huesos de pescado etc.)         Se debe de buscar la mejor posición del equipo ya que una de las restricciones es la falta de espacio en la línea de producción.    

Riesgos principales:        El riesgo principal es que el cliente retire su oferta de compra, ya que el 80% de la inversión en este proyecto será recuperada de las ventas al cliente europeo y el resto de la inversión se está tomando como medida de contención para el evento suscitado en el mercado argentino.        Al ser una tecnología nueva para la planta los operadores desconocen su funcionamiento y pudieran ocasionar daños al equipo y/o el personal lo cual una reparación a este equipo podría ser muy costosa y podría provocar graves daños a los operadores.  

  Autorizaciones :        Al ser un equipo de un costo elevado la autorización para la implementación de este proyecto dependerá del director de operaciones a nivel global y el director de finanzas corporativo.        La implementación de este proyecto será ejecutada hasta que el distribuidor europeo haya firmado los contratos de compra de nuestro producto en el cual nuestra empresa se compromete a implementar dicho sistema.        

3. Planeación del proyecto

 

3.1 Lista de requerimientos y métodos de información.

3.1.1 Los requerimientos para el desarrollo del proyecto:

A).-Requerimientos sobre el equipo:

  • El equipo debe de detectar partículas metálicas de tamaño de 1.2 mm como mínimo
  • El equipo debe detectar partículas no metálicas de densidad superior al producto a inspeccionar de tamaño de 3 mm como mínimo
  • Debe de inspeccionar por lo menos 220 latas por minuto, ya que esta es la velocidad máxima de la línea

B).-Requerimientos de instalación del equipo:

  •  Se necesita realizar la modificación del sistema de bandas transportadoras para poder insertar el equipo en la línea de producción.
  • Se necesita realizar la instalación eléctrica para la alimentación del equipo.
  • Se necesita colocar alimentación neumática para el sistema de rechazo.

C).- Requerimientos documentales:

  • Definición de alcance
  • Análisis de riesgo a la calidad
  • AMEF (análisis de modo y efecto de falla)
  • Control de cambios
  • Planos: de diseños, de fabricación y as-built
  • Alta de equipos en sistema de mantenimiento
  • Alta de equipo como activo
  • Record de capacitaciones
  • Acta de entrega a cliente interno y mantenimiento.
  • Aceptación por el departamento de higiene y seguridad.
  • Cierre financiero.

D).- Requerimientos de directiva.

  • Aplicarse al presupuesto asignado
  • El proyecto debe estar implementado en un tiempo no mayor a 9 meses
  • El proyecto debe de solucionar ambos problemas de la empresa
  • Cumplir con las normas de calidad de la FDA.

3.1.2 Métodos de información

En este caso utilizaremos los siguientes métodos:

1.- Método de observación.

2.- Diagramas de flujo del proceso

3.-Registro de datos y revisión de documento.

4.-Cuadros comparativos de los diferentes equipos disponibles en el mercado.

La imagen tiene un atributo ALT vacío; su nombre de archivo es file_W6gvMgCetObEPB.png

3.2 Alcance

3.2.1 Entregables

El entregable principal es colocar una máquina de inspección de rayos X, la cual sea capaz de inspeccionar 240 latas por minuto y tenga un rango de detección de contaminantes físicos dentro del producto de los siguientes tamaños:

Partículas metálicas de 1.2 mm con densidad de 7 gr/cm³

Partículas de vidrio, cerámica, plásticos de 3 mm con una densidad mínima de 2.5 gr/cm³

3.2.2 Sub entregables

1. Instalación de equipo

1.2 Alimentación eléctrica

1.3 Alimentación neumática

1.3 Detector de radiación para inspecciones diarias en el equipo

1.4 Software con cumplimiento CFR 21

  1. Capacitación

2.1 Cursos de capacitación

2.2 Record de capacitación

3.- Documentación

3.1 análisis de riesgo a la calidad

3.2 Control de cambios

3.3 Planos

3.4 Altas de equipo en sistema de mantenimiento

3.5 Instrucciones de trabajo

3.6 Manuales de operación en español de acuerdo a la normas de la STPS.

3.2.3 EDT (Estructura de Medición de Trabajo) – WBS

3.3 Tiempo

3.3.1 lista de actividades y tiempos estimados:

Nombre de la tareaTarea predecesoraDuración de la tarea
1.Selección de equipo1 mes
2. Fabricación de equipo13 meses
3. Control de cambios11 mes
4.Instalacion neumática31 mes
5. Instalación eléctrica31 mes
6 Instalación de equipo2,3,4,51 mes
7 Pruebas, arranqué y capacitaciones61 mes
8. planos as built, manuales, instrucciones de trabajo, entrega a producción (acta de entrega)71 mes

Tabla 3 lista de actividades

3.4 Costos

3.4.1 Presupuesto base por entregables y plan de erogaciones

El presupuesto base para el proyecto es de $ 10,000 dólares

EntregablepresupuestoModo de erogaciónFecha
Equipo de inspección de rayos  x, incluye instalación$6,000 USD50 % de anticipo 50 % a el arranque del equipo50 %Primer mes 50 % Sexto mes
Servicios(aire comprimido, electricidad)$2,000 USD100 % al término de la instalación de los servicios100 % al quinto mes
Capacitaciones$1,000 USD100 % al término de las capacitaciones100 % al séptimo mes
Documentación$1,000 USDAl final de la entrega del equipo a producción100% a la entrega del equipo
Gastos extraordinarios o adicionales$1,000 USDDe acuerdo a la necesidadDe acuerdo a la necesidad

Tabla 4 presupuesto base

3.5 Calidad

Para llevar a cabo este proyecto de la mejor manera, nos vamos a regir por las siguientes normas:

–       NOM-251-SSA1-2009, Prácticas de higiene para el proceso de alimentos, bebidas o suplementos alimenticios

  • NOM-OO4-STPS-VIGENTE- Sistemas de protección y dispositivos de seguridad en la maquinaria.
  • NOM-001-SEDE-Vigente.Instalaciones eléctricas
  • ISO 9001. Sistemas de gestión de la calidad
  • FDA CFR 21 parte 11.- Registros electrónicos para sistemas computacionales

3.6 Recursos Humanos: Perfiles del equipo principal, matriz de roles y responsabilidades.

3.6.1 Perfiles del equipo principal

Equipo principal:

Sponsor:

Gerente de producción  

Equipo de proyecto:

Director de proyecto

Líder de proyecto

Ingeniero de proceso

3.6.2 Matriz de roles y responsabilidades

Fase/recursoDirector de proyectoSponsor: Gerente de producción  Líder de proyecto  Ingeniero de proceso  
Análisis requerimientosapruebaapruebaliderarevisa
Definición de alcanceaprueba liderarevisa
Diseño técnicolidera revisadiseña
Desarrollo de la soluciónlidera apruebaaprueba
Planeaciónlidera apruebaaprueba

Tabla 5 matriz de roles

3.7 Comunicación:

3.7.1 Medios de comunicación

      El proyecto primero se dará a conocer a cada área involucrada por medio de la distribución de una presentación en power point, mediante el correo electrónico y posteriormente se realizarán presentaciones presenciales para exponerlo y resolver dudas sobre el mismo.

     Los medios de comunicación oficiales validos serán correos electrónicos, documentos en papel membretados y firmados incluyendo fecha y nombre de las persona involucradas tanto de entrega como de recibido, podrán ser aceptadas antefirmas y firmas completas en la documentación, el color de la tinta deberá ser azul en documentación oficial para diferenciarlas de copias fotostáticas, en toda la documentación deberá aplicarse las buenas prácticas de documentación (BPD)

   Los informes semanales serán enviados por correo los días viernes y se realizaran juntas de proyectos los días lunes para presentar avances y lo que se ejecutara en esa semana.

    Los informes mensuales serán enviados los primeros días de cada mes  a los directivos para dar a conocer los avances del proyecto.

3.7.2 Calendario de eventos importantes.

EventoMes 1Mes 2Mes 3Mes 4Mes 5Mes 6Mes 7Mes 8Mes 9
inicioX        
planeación X       
ejecución  XXXXXX 
cierre        X

Tabla 6 Eventos importantes

3.8 Riesgos.

Evaluación de riesgos

RiesgoPrioridadImpactoProbabilidadPlan de acciónResponsables
Instalación de equipo5En caso de no realizarse una implementación correcta en las Especificaciones del equipo el tiempo en la instalación podría retrasar los procesos de producción provocando pérdidas considerables a la empresa3Revisar perfectamente la especificaciones del equipo, como son voltaje de operación, consumo eléctrico, consumo neumático etc.          -Líder de proyectos -Ingeniero de proceso
Capacitación5En caso de no capacitar correctamente a los operadores podrían causar un daño al equipo o incluso un accidente por la mala operación del equipo.4Capacitación de operadores y personal de mantenimiento por personal especializado designad por el fabricante. El record de capacitación  debe ser revisado y firmado por todos los asistentes. Se debe aplicar un examen de conocimientos a todo el personal que vaya a estar en contacto con el equipo      -Líder de proyectos – Personal de producción    
Documenta-cion: Control de cambios, Análisis de tareas e Instrucciones de trabajos (AT e IT)5Al traer nuevas máquinas el personal de producción desconoce su funcionamiento y podría causar daños a equipos nuevos y equipos actualizados y podría causar retrasos de producción causando grandes pérdidas económicas a la empresa4Realizar las IT  y las AT de acuerdo al manual de usuario entregado por el proveedor de maquinaria  – Líder de proyecto – Personal de producción  

Tabla 7 Evaluación de riesgos

3.9 Adquisiciones

3.9.1 Plan de adquisiciones

Nuestros proveedores serán:

 METTLER TOLEDO  México.- Proveedor del equipo de inspección de rayos X

Sistemas de aire comprimido SAICSA.- contratista encargado del suministro de aire comprimido

Electrificación MARANE.- contratista que realizara la instalación eléctrica

3.9.2 Contrato.

      Los contratos con los proveedores serán firmados y sellados por medio del área de legal de la empresa y el departamento de compras y adquisiciones.

    En caso de anticipos serán necesarias fianzas que cubren el monto de los mismos en caso de incumplimiento de contratos y/ o retrasos en tiempo de ejecución y entrega de materiales.

    Los materiales deberán de cumplir con las normas ya establecidas.

    Las maquinas deberán ser de procedencia nacional y en caso de ser de procedencia extranjera deberán tener representantes nacionales para dar soporte al personal de operación.

    Deberá de entregarse manuales de operación en español de acuerdo a los requerimientos del reglamento oficial de trabajo de la STPS, así como cumplir con las normas de seguridad establecidas por esa misma institución.

3.9.3 fecha y lugar de entrega de equipo.

   La entrega del sistema de inspección de rayos X será en la planta ubicada en la zona industrial de la ciudad de México, el tiempo de entrega es de 3 meses después de haber emitido la orden de compra.

4. Índices de control para el proyecto (KPI’s).

4.1 KPI’s retrospectivos:

  • Costes incurridos: son los costes imputados al proyecto hasta la fecha, los cuales debemos clarificar si incluyen o no los costes comprometidos. Estos últimos serían las obligaciones de pago que ya hemos adquirido pero que aún no hemos ejecutado.
  • Cantidad facturada: sería equivalente al concepto anterior, pero desde el punto de vista de la facturación a cliente. Igualmente debemos dejar claro si estamos considerando la cantidad ya facturada o la cantidad que tenemos derecho a facturar.
  • Avance: serían los días transcurridos desde la fecha de inicio del proyecto, lo cual nos indica en que altura del cronograma deberíamos estar. Por si sola es una métrica que no sirve de mucho, pero es la base para analizar muchos aspectos relativos al avance del proyecto.
  • Cantidad de entregables: esta sería una métrica que nos permitiría medir el avance del alcance, y por tanto un valor de entrada para calcular una métrica de diagnóstico que nos permita ver cómo estamos en este aspecto

4.2 KPI´s de diagnostico

  • Variación de costes. Se trata de la diferencia entre los costes que tenemos y los que planificábamos tener.
  • Atraso en el cronograma. Es la diferencia entre el avance en el cronograma y los días transcurridos desde el inicio del proyecto. 
  • Porcentaje de ejecución. Esta métrica compara el alcance que llevamos ejecutado con el que deberíamos llevar ejecutado según el plan.

5. Conclusiones, recomendaciones e implicaciones

5.1 conclusiones personales

      Como resultado del desarrollo del proyecto es posible concluir que la implementación del proyecto traerá grandes beneficios a la compañía, como es el aumento de ventas y mejora en la calidad del producto.

     Como conclusión referente a la materia podemos concluir que es la introducción a la dirección de proyectos y nos da las herramientas necesarias para evaluar un proyecto y elegir un marco de trabajo adecuado, de esta forma podemos desarrollar un buen inicio de proyecto, llevando el proyecto al éxito deseado.

5.2  Alcances y limitaciones

     Los alcances para el proyecto fueron establecidos en base a las necesidades del cliente, aunado a eso se realiza una mejora en el alcance ya que con este equipo también podrán ser detectados otros tipos de objetos.

    Las limitaciones del equipo es que no podrá ver objetos menos densos que el producto en sí a inspeccionar.

6. Implementación del proyecto

Instalación del sistema de inspección.

Ajuste en linea de producción

Espero te sirva esta información.

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