¿Tinta azul, Requisitos ISO o buenas prácticas de documentación?

¿Son estos estándares para ISO o simplemente buenas prácticas de documentación?

En el pasado, vi una empresa en la que la persona a cargo del Sistema de Calidad decía “este es un requisito de ISO” para hacer cumplir lo que en opinión de esta persona era una mejor práctica. Nadie cuestionó esas declaraciones porque “es un requisito de ISO”. Entonces, la respuesta a la pregunta es, esas son las mejores prácticas, no los requisitos ISO. Consulte a continuación la cláusula de la norma ISO 9001: 2015 relacionada con esta pregunta.

7.5.3 Control de la información documentada

7.5.3.1 La información documentada requerida por el sistema de gestión de la calidad y por esta Norma Internacional debe controlarse para asegurar:

  1. a) está disponible y es adecuado para su uso, donde y cuando se necesite;
  2. b) está adecuadamente protegido (por ejemplo, contra la pérdida de confidencialidad, uso indebido o pérdida de integridad).

7.5.3.2 Para el control de la información documentada, la organización debe abordar las siguientes actividades, según corresponda:

  1. a) distribución, acceso, recuperación y uso;
  2. b) almacenamiento y conservación, incluida la conservación de la legibilidad;
  3. c) control de cambios (por ejemplo, control de versiones);
  4. d) retención y disposición.

La información documentada de origen externo que la organización determina que es necesaria para la planificación y operación del sistema de gestión de la calidad debe identificarse según corresponda y controlarse.

La información documentada retenida como evidencia de conformidad deberá protegerse de alteraciones no intencionales.

NOTA El acceso puede implicar una decisión con respecto al permiso para ver solo la información documentada, o el permiso y la autoridad para ver y cambiar la información documentada.

Como puede ver, no se hace referencia a ningún color de tinta. La documentación legal tiende a completarse utilizando tinta azul para diferenciar los originales de las copias Xerox. Sin embargo, la tecnología actual nos permite tener copias en color.

Espero que con esta información se despejen las dudas del por qué firmar con tinta azul(en mi escritorio están prohibidos los bolígrafos que sean de una tinta diferente a ala azul).

Fuente:

Aura Stewart. (2018). ISO Requirements or Good Documentation Practices?. 2020, de ASQ Sitio web: https://asqasktheexperts.com/2018/03/23/iso-requirements-or-good-documentation-practices/

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