RIESGOS CONTRACTUALES PARA PROVEEDORES DE PROYECTOS

En la gestión empresarial de proyectos, es fundamental que los directores de proyectos conozcan el contrato. Además de eso, deben tener educación para comprender los riesgos comerciales y legales del negocio del proyecto con la profundidad necesaria para realizar los proyectos con éxito y satisfacer a las partes interesadas, al mismo tiempo que protegen el proyecto y la propia organización.

Gerentes de proyectos y conocimiento legal

No se espera que un director de proyecto sea abogado. El porcentaje de abogados que gestionan

Los proyectos parecen ser bastante pequeños, la mayoría de los directores de proyectos tienen una educación diferente y están capacitado en cuestiones técnicas y organizativas, no en detalles legales. En el negocio de proyectos sin embargo, una deficiencia en el conocimiento legal puede ser un problema. Los gerentes de proyecto deben hacer una multitud de decisiones todos los días, cada una de las cuales puede tener implicaciones legales, y muchas de ellas puede causar problemas en el peor de los casos: los conflictos en el proyecto no se pueden resolver en negociaciones y se amenaza o se inicia una demanda.


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Esto se puede comparar con conducir un automóvil: un conductor debe tomar muchas micro decisiones en el de un lugar a otro, y cada una de estas decisiones puede ser incorrecta. Antes de que la gente pueda conducir automóviles, son enseñados por un instructor de manejo, y las instrucciones no solo toman cuenta de los asuntos técnicos, sino que también incluye el conocimiento y el cumplimiento de un cuerpo de ley de Tráfico. El analfabetismo o el incumplimiento de las leyes de tránsito pueden generar peligros para la vida, la salud y los bancos cuentas. El instructor de manejo no es un experto legal, pero necesita conocer las reglas lo suficientemente bien para poder transmitirlos al alumno.

En la gestión empresarial de proyectos, se aplica lo mismo, sin embargo, el número de instructores es pequeña. Por lo tanto, la gente a menudo aprende las reglas por ensayo y error.

Desafortunadamente, prueba en proyectos bajo contrato es caro y, a menudo, el error es aún mayor.

En la gestión empresarial de proyectos, el contrato del proyecto es una expresión de las esperanzas y voluntades de las dos (o más) partes durante la celebración del contrato, sino también de sus incertidumbres, preocupaciones y miedos en este momento. Comprender su relevancia es esencial para el éxito de cualquier proyecto inter-corporativo.

Por lo tanto, es sorprendente que los gerentes de proyectos a menudo no conozcan el contrato, y esto es cierto para ambas partes, clientes y contratistas. Es hora de profundizar en el asunto proyecto los contratos son importantes en el negocio de los proyectos.

¿Por qué los contratos son importantes en el negocio de proyectos?

El documento central del negocio del proyecto es el contrato del proyecto.

Los contratos del proyecto son diferentes de otros documentos del proyecto. Un cronograma de proyecto vincula el proyecto. Un proyecto puede tener una declaración de alcance, un plan de recursos humanos, un plan de costos y muchos más documentos desarrollados durante su vida útil, y todos estos documentos son vinculantes para el proyecto.

Un contrato vincula a toda la organización.

Es importante para el éxito en el negocio de proyectos que los gerentes de proyecto comprendan estas diferencias y actuar de forma adecuada. Y que conozcan el contrato del proyecto.

En un proceso de negocio de proyecto típico, ​​la conclusión del contrato del proyecto finaliza la fase de desarrollo empresarial e inicia la fase de ejecución del proyecto. Esto es en muchos organizaciones una situación clásica de “traspaso”: diferentes unidades organizativas y personas están involucrados durante las fases, con diferentes habilidades y métricas de éxito. En un punto en el tiempo, cuando las obligaciones contractuales han sido completadas, el contrato puede (y debe) ser formalmente cerrado.

Puede haber algunas obligaciones futuras, como garantías o servicios de mantenimiento, pero estas comúnmente se consideran externos al proyecto. El cierre del contrato es a menudo otra “cerca”.

Los contratos son generalmente un aspecto común de la vida diaria. Cuando una persona se para en la caja de un supermercado para pagar los bienes que quiere comprar, cuando alguien pone dinero en una máquina expendedora y selecciona un artículo, o cuando alguien compra o vende productos en el Internet, todas estas personas celebran contratos. Organizaciones como empresas, gobierno agencias, asociaciones y otros también celebran contratos entre sí y con individuos.

Tenemos contratos de trabajo, contratos de alquiler, contratos de préstamos y muchos más. Los inversores concluyen contratos de fundación para empresas en las que se conviertan en partícipes. Hay muchos más fines de tener contratos.

Los contratos se realizan entre al menos dos partes. A menudo, un contrato tiene más partes involucradas, que ingresaron al contrato para lograr beneficios comunes e individuales.

Los contratos pueden ser implícitos o explícitos, verbales o por escrito, simples o complejos, etc. Implícito los contratos se pueden concluir en solo segundos mediante acciones (típico de una máquina expendedora). En otros casos, puede llevar meses, posiblemente años, negociarlos y finalmente concluirlos.

El elemento central de un contrato es la obligación de las partes de hacer o no hacer algo, para asumir ciertos riesgos, o aceptar alguna otra forma de responsabilidad, como hacerse cargo costos o asumir responsabilidades.

En algunos sistemas legales, un contrato válido puede imponer obligaciones, en otros, cada parte debe tener obligaciones, a menudo llamadas “Consideración”, para considerar un contrato como válido. “Válido” sin embargo significa en todos esos casos vinculantes para todas las partes.

En algunas jurisdicciones, los contratos se consideran la base de una asociación entre las partes, basado en la “buena fe”. En otros, un contrato establece un campo de batalla “entre sus cuatro rincones”, donde las partes se encuentran y luchan, pero no tienen responsabilidades entre sí más allá de lo establecido en el contrato.

En cualquier negocio, los contratos son la base de las actividades de las partes. Este puede ser el entrega o un servicio realizado por una parte contra el pago de la otra. Un contrato puede también se utilizará para fundar una empresa, una inversión conjunta, con la expectativa de traer beneficios para las partes inversionistas en un futuro lejano o estrecho.

En el negocio de proyectos, el tipo de contrato más común es para la entrega de productos o servicios, o para poner recursos a disposición. A menudo, el contenido del contrato es una combinación de dichas obligaciones que debe cumplir un vendedor, durante el tiempo de vigencia del contrato también llamado el contratista. El destinatario se denomina entonces cliente y el contrato también obligación por este lado. En la mayoría de los casos, la obligación principal del cliente es pagar el contratista.

Los contratos de proyectos tienden a ser complicados, especialmente cuando estos contratos gobiernan grandes proyectos con alto riesgo para las partes involucradas. Cubren períodos de tiempo de meses, a veces años, y representan ciertas predicciones hechas para ese tiempo.

Las predicciones pueden resultar incorrectas, en parte o en su totalidad, lo que supone un desafío para las partes contratantes para hacer ajustes que adaptarse a sus necesidades conjuntas.

Mejorar la situación: ¿cómo?

Hay dos pasos que las organizaciones pueden tomar para mejorar el conocimiento del contrato de sus jefes de proyecto:

Solución # 1: Incluya a los gerentes de proyectos en el proceso de negocios desarrollo y contratación temprana.

Esto es nuevamente cierto para ambos lados. A menudo, un departamento de compras del lado del cliente y un departamento de ventas el departamento del lado del proveedor se hace cargo del proceso y los gerentes de proyectos se mantienen fuera. Por ellos y sus proyectos, los resultados del proceso de desarrollo empresarial son hechos consumados, cuando cada uno de los departamentos involucrados les dice que es “mi camino o la carretera”.

El tamaño de la organización también influye. En organizaciones pequeñas, se considera más bien es normal que el proyecto desarrolle el negocio como cliente o contratista, gerente, posiblemente con el apoyo de los departamentos. Allí, los directores de proyectos suelen ser sinceros gerentes de proyectos de negocios.

En organizaciones más grandes, los procesos son generalmente más elaborados y operacionales, y tienen distribución más estricta del trabajo entre departamentos. Por lo tanto, estas organizaciones verán  más probable que los gerentes de proyecto solo participen tangencialmente en el desarrollo del contrato, o nada.

El conocimiento del contrato y sus cláusulas es generalmente mejor cuando los gerentes de proyecto gestionan activamente (o al menos estar profundamente involucrado) en el desarrollo empresarial. Esto es nuevamente cierto en ambos lados, clientes y contratistas.

Involucrar a los gerentes de proyecto en el desarrollo del contrato asegurará que conozcan el contrato.

También ayudará a desarrollar contratos que respalden el éxito del proyecto.

Solución n. ° 2: realice revisiones periódicas del contrato del proyecto

La primera reunión de revisión debe tener lugar poco después de la conclusión del contrato. A prepararse para la reunión con el director del proyecto y todos los demás miembros del equipo del proyecto implicados debería tener la oportunidad de estudiar el contrato. Un resultado de la reunión podría ser un registro de los requisitos que debe cumplir la propia organización, así como aquellos para los que la otra parte o partes son responsables.

Para evitar olvidar detalles del contrato y para evaluar la conformidad de las partes con el contrato, dichas reuniones deben repetirse con una frecuencia adecuada.

La velocidad de la confianza

El mayor acelerador en el negocio de proyectos es la confianza. La confianza simplifica y agiliza procesos, reduce los gastos generales y permite una rápida toma de decisiones e implementación.

Sin embargo, confía en las personas equivocadas y te estafarán. La declaración “Si quieres ser de confianza, sé digno de confianza” es un principio fundamental de la gestión empresarial de proyectos. Otro principio es tenga en cuenta con quién va a tener un contrato. “Derecho contractual: es tan bueno como personas”.

El contrato es el último recurso cuando se trata de un conflicto entre las partes. También lo son las demandas. En la gestión de proyectos, es un buen enfoque evitarlos casi a cualquier precio. Sin embargo, cuando resultan inevitables, lo mejor es estar preparado. Para estos momentos, buen conocimiento del contrato del proyecto ayuda a proteger el proyecto y la propia organización.

Lehmann, OF (2020). Riesgo de contrato para proveedores de proyectos, Project Business Management Series, PM World Journal , vol. IX, Número X, octubre. Disponible en línea en https://pmworldlibrary.net/wp-content/uploads/2020/10/pmwj98-Oct2020-Lehmann-Contract-Risks-for-Project-Vendors-PBM-series-article2.pdf

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