The inconvenient truths of project management reports
¿Todos los proyectos corporativos llegarán a tiempo y cumplirán lo prometido? Tal vez, pero tal vez no, escriben cuatro profesores en MIT Sloan Management Review (primavera de 2014). Aceptar 5 verdades inconvenientes sobre los informes de estado del proyecto puede reducir en gran medida la posibilidad de sorpresas desagradables.
VERDAD INCONVENIENTE 1: Los ejecutivos no pueden confiar en el personal del proyecto y otros empleados para reportar con precisión la información del estado del proyecto y hablar cuando ven problemas. La mayoría de los ejecutivos esperan y asumen que los empleados informarán cuando vean problemas que podrían afectar negativamente a un proyecto. En las negociaciones entre Estados Unidos y la Unión Soviética, la frase distintiva del presidente Reagan fue «confíe, pero verifique».
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VERDAD INCONVENIENTE 2: Una variedad de razones pueden hacer que las personas informen mal sobre el estado del proyecto; Los rasgos de personalidad individual, el clima laboral y las normas culturales pueden influir. Los ejecutivos tienden a atribuir la información errónea a un comportamiento ético deficiente por parte del empleado. Pero uno de los mejores remedios es formar equipos diversos, lo que puede ayudar a equilibrar el comportamiento culturalmente específico que podría inhibir la elaboración de informes precisos del proyecto.
VERDAD INCONVENIENTE 3: Un equipo de auditoría agresivo no puede contrarrestar los efectos de la información errónea sobre el estado del proyecto y la retención de información por parte del personal del proyecto. La importancia de promover la confianza entre quienes informan el estado del proyecto y quienes reciben los informes es la solución.
VERDAD INCONVENIENTE 4: Poner a un alto ejecutivo a cargo de un proyecto puede aumentar la información errónea. De hecho, las investigaciones sugieren que cuanto más fuerte es el poder percibido del patrocinador o del líder del proyecto, menos inclinados están los subordinados a informar con precisión.
VERDAD INCONVENIENTE 5: Los ejecutivos a menudo ignoran las malas noticias si las reciben. Los ejecutivos no solo deben escuchar a una variedad de partes interesadas, sino que también deben tomar en serio las advertencias que reciben. Si no lo hacen, pueden contribuir sin saberlo a un clima de silencio en el que los empleados se vuelven aún más reacios a informar malas noticias.
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