Software de proyectos para servicios profesionales

Se proyecta que el mercado global de servicios profesionales crecerá a $ 8.08 billones para 2022. Incluso ahora, estas organizaciones confían en las soluciones de software para hacerlas más eficientes, más rentables y más atractivas para los clientes.

Cuando se trata de servicios profesionales, no hay escasez de piezas móviles. La complejidad de procesos como la planificación de recursos, la gestión de clientes y la facturación ilustra la necesidad de un software de servicios profesionales potente.


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Las organizaciones necesitan rastrear y optimizar la utilización de los empleados y agilizar los procesos a través de la automatización. Una solución todo en uno que aborde estas necesidades comerciales puede hacer que las empresas sean más productivas y rentables.

¿Cuáles son algunos tipos diferentes de software de gestión para servicios profesionales?

El software de servicios profesionales no es una solución única para todos. Las empresas de diferentes tamaños en todas las industrias tendrán diferentes necesidades comerciales que abordar. Es por eso que algunas soluciones de software de gestión se especializarán en inteligencia empresarial y funciones de ventas, mientras que otro software se especializará en funciones como seguimiento del tiempo y gestión de recursos.

Algunos tipos de software de gestión y sus características clave incluyen:

ERP (planificación de recursos empresariales)

Gestión de la cadena de suministro

Inteligencia de Negocio

Gestión de ventas

PSA (automatización de servicios profesionales)

Seguimiento de tiempo y gastos

Administracion de recursos

Gestión de proyectos

CWM (gestión del trabajo colaborativo)

Gestión y almacenamiento de archivos

Administracion de recursos

Administración de tareas

En esta sección, aprenderá más sobre los diferentes tipos de software de PS, cómo ayudan a las empresas y cómo Wrike for Professional Services combina estas funciones para crear un paquete completo, flexible y sólido para las organizaciones.


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Tasas de utilización de empleados y software de PSA

Para las organizaciones de servicios profesionales, la misión es la entrega de proyectos a tiempo y dentro del presupuesto. Llegar allí se trata de incorporar software que utilice la automatización para aumentar la visibilidad, eliminar ineficiencias y realizar un seguimiento del progreso de principio a fin. Aquí es donde el software PSA (automatización de servicios profesionales) puede ayudar.

Algunas características importantes del software de PSA incluyen seguimiento del tiempo, informes y análisis de proyectos y gestión de recursos.

Si bien muchos equipos todavía usan hojas de cálculo y documentos compartidos para realizar un seguimiento del progreso en ciertas tareas, el software PSA flexible es probablemente una mejor opción. Actualizar manualmente las hojas de cálculo, cambiar entre soluciones de software y dedicar tiempo a tareas repetitivas son esfuerzos que hacen perder tiempo.

¿Para qué se utiliza el software PSA?

Un Informe de tendencias legales de Clio de 2018 encontró que los abogados tenían una tasa de utilización promedio del 30%. Eso es 2.4 horas al día en una semana laboral de 40 horas gastadas en trabajo facturable. Según el informe, el resto de su tiempo se dedicó a actividades como “registrar y resumir entradas de tiempo”, “transferir información entre software” y “organizar espacios de trabajo físicos y electrónicos”.

Automatizar tareas administrativas simples como “resumir entradas de tiempo” puede garantizar que los trabajadores tengan el ancho de banda para concentrarse en las actividades de cara al cliente. El informe de referencia de trabajo de servicios profesionales de Wrike de 2019 reveló que el 22% de los encuestados creían que podrían hacer un 50% más de trabajo por semana si las tareas administrativas como la facturación estuvieran automatizadas.

La herramienta de seguimiento del tiempo de Wrike permite a los empleados marcar cuándo comienzan una tarea y cuándo la terminan. Esta información luego se resume automáticamente en una ubicación centralizada, lo que minimiza las actividades que consumen mucho tiempo, como cambiar constantemente entre aplicaciones y calcular las horas manualmente. También se evita que los usuarios cambien los registros de tiempo históricos, lo que preserva la integridad de los datos recopilados.

Ser capaz de seguir las horas facturables también permite a las empresas realizar un seguimiento de la utilización de los empleados y obtener información sobre la actividad facturable frente a la no facturable. También pueden usar los datos para evaluar si hay demasiado, muy poco o la cantidad correcta de trabajo del cliente.

Los informes y análisis detallados del proyecto también brindan información que puede ayudar a simplificar los informes de los clientes. Generar informes detallados y basados ​​en datos en Wrike significa menos tiempo dedicado a buscar la información de la que dependen los clientes.

Software ERP

El software ERP (planificación de recursos empresariales) ayuda a las organizaciones al permitirles administrar las muchas partes móviles de sus operaciones comerciales. A menudo, las empresas necesitan una solución de un extremo a otro que aborde sus requisitos financieros, operativos y de gestión de recursos.

Idealmente, el software ERP puede actuar como una herramienta de gestión de la cadena de suministro, una herramienta CRM, una herramienta de contabilidad y facturación, una herramienta de ventas y una herramienta de inteligencia empresarial, todo en uno. Pero esto tiene un precio.

El software ERP puede resultar caro, lo que lo convierte en una solución fuera del alcance de las empresas más pequeñas y en crecimiento. Según ERPfocus , puede costar entre $ 7,143 – $ 8,542 por usuario para empresas pequeñas, medianas y grandes para implementar sistemas ERP.

Por otro lado, el software ERP es beneficioso porque integra las actividades más importantes dentro de una organización de servicios profesionales. Un informe de 2019 de Softwarepath reveló que el 34,4% de las organizaciones de servicios usaban un sistema ERP, citando la necesidad de “administrar una gran fuerza laboral para acomodar los bienes o servicios requeridos”.

¿Cuáles son los diferentes tipos de ERP?

En las instalaciones y en la nube son los principales tipos de sistemas ERP. Como sugiere su nombre, las soluciones en las instalaciones se basan localmente, generalmente en la oficina física y están controladas directamente por TI interna, mientras que el software ERP basado en la nube se almacena en la nube.

Software Advice destaca las diferencias en los precios para los tipos de ERP. Si bien el precio del software ERP basado en la nube generalmente se cotiza mensualmente, el precio local suele ser una licencia perpetua de una sola vez, lo que aumenta significativamente su costo de inversión inicial.

Como se mencionó anteriormente, el costo del software ERP puede ser una barrera importante, lo que lo hace más adecuado para organizaciones con los recursos financieros necesarios para invertir en un sistema de gestión de procesos de negocios de punta a punta poderoso y costoso.

Herramientas de gestión de recursos

Para las organizaciones de servicios profesionales, la buena gestión de los recursos es la base del éxito del proyecto. La optimización de este proceso requiere una gran visibilidad de arriba hacia abajo. Las herramientas de administración de recursos son cruciales para brindar claridad sobre la carga de trabajo, los roles y la responsabilidad, y la disponibilidad.

Sin una buena solución de software de gestión de recursos, las actividades del proyecto que deberían ser eficientes y sencillas de gestionar de repente se vuelven lentas y propensas a errores humanos.

¿Cuáles son los desafíos de la gestión de recursos?

La falta de visibilidad es un desafío sustancial cuando se trata de la gestión de recursos. Cuando no está claro qué recursos están disponibles para proyectos presentes y futuros, procesos como la planificación de la capacidad y la gestión de la demanda se vuelven exponencialmente más difíciles.

Sin una gestión de recursos estratégica y consciente, los empleados también pueden sobreutilizarse, lo que puede llevar al agotamiento.

La gestión de recursos puede resultar aún más complicada cuando el trabajo llega con poca antelación. En el informe State of Creative Teams 2018 de Wrike , el 35% de los encuestados dijeron que recibieron solicitudes ad-hoc al menos una vez a la semana, mientras que otro 22% dijo que recibieron este tipo de solicitudes varias veces a la semana. Si bien no es ideal, a menudo es inevitable. Un desafío para los administradores de recursos es garantizar un proceso de admisión eficiente.

¿Cómo ayudan las herramientas de gestión de recursos a los equipos de servicios profesionales?

Una herramienta de gestión de recursos eficaz abordará los puntos débiles mencionados anteriormente al tiempo que crea transparencia y responsabilidad en los flujos de trabajo del equipo. Con las herramientas de gestión de recursos de Wrike, los equipos de PS pueden:

Asuma más trabajo del cliente al volver a priorizar las tareas sin esfuerzo.Los gerentes de proyecto pueden reprogramar y priorizar fácilmente las tareas de administración o que no están relacionadas con el cliente para dedicar más tiempo al trabajo facturable del cliente. Los asignados reciben actualizaciones en tiempo real que los mantienen informados sobre cualquier cambio en sus cargas de trabajo.

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Equilibre las cargas de trabajo y reduzca el tiempo de trabajo.

Inevitablemente, algunos miembros del equipo tendrán demasiado trabajo mientras que otros tendrán muy poco. Los gerentes de proyecto pueden ser estratégicos en la administración de sus recursos al aliviar a los empleados sobrecargados y evaluar qué miembros del equipo tienen el ancho de banda para asumir más tareas.

Mejorar la claridad en torno a los roles y responsabilidades

Las ruedas del proyecto pueden fallar rápidamente cuando los involucrados no están seguros de sus roles y responsabilidades. En Wrike, cada miembro del equipo puede ver su carga de trabajo, los plazos y actualizar sus tareas a medida que avanza en el ciclo de vida del proyecto.

Identifique las habilidades o la escasez de:

Recursos; Los administradores de recursos no solo miran los recursos que están disponibles ahora. La planificación de la capacidad en la gestión de proyectos ayuda a las organizaciones a evaluar qué habilidades necesitarán para iniciativas futuras. Sin conocimiento de la disponibilidad actual de recursos, las empresas no pueden planificar proyectos futuros de manera eficaz.

El éxito de los proyectos y la cartera a menudo depende de que los recursos adecuados estén disponibles para los proyectos adecuados. Una herramienta de administración de recursos puede ayudar a las organizaciones a tomar decisiones estratégicas sobre proyectos, contrataciones y presupuestos que, en última instancia, pueden ayudar a hacer crecer el negocio.


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