Cómo presentar un proyecto a un cliente

Saber cómo presentar un plan de proyecto a un cliente es una habilidad esencial para los gerentes de proyectos en cualquier industria. Cuando se hace bien, su agencia puede conseguir nuevos clientes a largo plazo. Cuando se hace mal, puede verter agua fría en sus objetivos de retención o adquisición de clientes.

La adquisición de nuevos clientes es un dolor de cabeza enorme para más de la mitad de todas las agencias, por lo que es vital que las presentaciones iniciales de tu proyecto se desarrollen sin problemas. Presentar un plan de proyecto a un cliente es uno de los primeros pasos críticos de cualquier proyecto o campaña, y los proyectos mal presentados pueden hacer que el cliente pierda la fe y se aleje antes de que pueda demostrar su valía.

Siga leyendo para conocer nuestros mejores consejos sobre cómo presentar una propuesta de proyecto a sus clientes, además de consejos sobre cómo presentar un proyecto sin estar nervioso.

Cómo presentar una propuesta de proyecto a un cliente potencial

Un plan de proyecto es un documento formal con una estructura y un flujo consistentes. Para obtener los mejores resultados, su presentación debe imitar este flujo.

Estos son los siete pasos que debe cubrir al presentar un plan de proyecto:

Ofrecer una visión general. Describa brevemente el proyecto, incluidos los resultados requeridos y por qué se está llevando a cabo.

Revise los OKR (objetivos y resultados clave). Discuta los principales entregables y los hitos esperados.

Cubre expectativas y exclusiones. Aclare las suposiciones y reitere los elementos que están fuera del alcance del proyecto.

Presenta un horario de alto nivel. Utilice un diagrama de Gantt para ilustrar los pasos clave y las dependencias en el cronograma del proyecto.

Presente a su equipo. Presente al cliente a los compañeros de equipo con los que interactuará directamente, y cualquier persona que tenga experiencia puede agregar peso a su credibilidad (como un experto en la materia con experiencia).

Definir comunicaciones. Asegúrese de que su cliente comprenda cómo colaborará. Incluya cómo recibirán actualizaciones y cómo comunicarse con preguntas e inquietudes.

Habla de lo inesperado. Revise el proceso de cómo manejará las solicitudes de cambio y los problemas cuando surjan.  

Preguntas y respuestas. Termine con una sesión de preguntas y respuestas para asegurarse de que no se pase nada por alto. (Siga leyendo para obtener más información sobre las preguntas que debe hacer y esperar).

Mejores prácticas y formas efectivas de presentar un proyecto virtualmente

Debido a la pandemia de COVID, las reuniones en persona pueden estar fuera de lugar en el futuro cercano. Afortunadamente, las presentaciones de planes de proyectos virtuales son una excelente alternativa.

A continuación se ofrecen algunos consejos sobre cómo presentar una propuesta de proyecto mediante videoconferencia :

Elija un área tranquila y bien iluminada y coloque su cámara al nivel de la cara.

Vístase de forma profesional y trate la reunión con la misma formalidad que si fuera en persona.

Utilice unos auriculares con micrófono para obtener la mejor calidad de audio .

Practique el uso del software con anticipación, para que se sienta cómodo con la navegación y las opciones, como silenciar y reactivar a los participantes.

Envíe una copia de su agenda y presentación de antemano en caso de que tenga problemas para compartir su pantalla.

Describa cualquier expectativa técnica al comienzo de la conferencia (es decir, no use el chat, deje preguntas para el final, etc.)

Solicite aprobación para grabar la reunión, de modo que pueda compartirla con los participantes que no pudieron asistir o regresar y revisar preguntas.

Principales preguntas para hacerle a un cliente durante la presentación de un proyecto

Por lo general, antes de crear y presentar su plan de proyecto, ya habrá discutido las expectativas y requisitos clave del proyecto con su cliente. Los objetivos, hitos, criterios de aceptación, etc., generalmente se comunican con anticipación.

Sin embargo, es posible que deba hacer algunas preguntas durante la presentación; Aquí está el top cinco:

¿Quiénes en su organización son las partes interesadas del proyecto ? ¿Quién planea participar en el proyecto y cuál es su nivel de autoridad e interés?

¿Ha contratado proyectos similares en el pasado? Si es así, ¿qué obstáculos enfrentó?

¿Cuáles son las características, los entregables o los requisitos más importantes en los que siempre debemos centrarnos?

¿Hay algo en este proyecto que te mantenga despierto por la noche? ¿Entonces qué?

¿Existen riesgos, obstáculos u otros aspectos del proyecto que no hayamos discutido que le gustaría revisar?

Preguntas que los clientes pueden hacer durante la presentación de un proyecto (y cómo responderlas)

Las preguntas y respuestas suelen ser una gran preocupación para los presentadores sin experiencia. Esta es la sección más difícil de preparar, ya que nunca se sabe qué preguntas puede hacer un cliente.

Las preguntas de los clientes a menudo se centrarán en sus preocupaciones por lo que pueda salir mal. Cuanto más comprenda sus prioridades, mejor podrá predecir lo que pueden preguntar. Supongamos que su cliente tiene una fecha límite estricta para cuando se debe completar el proyecto. Algunas preguntas que pueden hacer son:

¿Cómo se asegurará de que el proyecto finalice según lo programado?

¿Qué pasos tomará si los plazos comienzan a deslizarse?

¿Qué riesgos ve que podrían retrasar el proyecto?

Al considerar sus prioridades y preocupaciones potenciales de antemano, puede preparar respuestas sólidas a sus consultas. Pero, ¿qué pasa con esas preguntas del campo izquierdo que nunca puedes predecir?

Aquí hay tres consejos sobre cómo responder preguntas inesperadas de los clientes durante la presentación de un proyecto:

Primero, agradézcales por plantear la pregunta. Desea alentar a su cliente a comunicarse y expresar sus inquietudes por adelantado.

Pregunte qué está impulsando la pregunta. Si una pregunta parece trivial o extraña, pregunte cuál es la preocupación detrás de ella. Quizás el cliente tenga información que usted no conoce. Esto también le da más tiempo para pensar en su respuesta.

Ponlo para más tarde. Si no está seguro de una respuesta, dígale al cliente que la analizará y se comunicará con él. Asegúrese de darle a su cliente un cronograma de cuándo puede esperar que usted se comunique con él con una respuesta. 

Cómo presentar un proyecto sin estar nervioso: ¡los mejores consejos!

Las presentaciones de los clientes pueden ser estresantes, incluso para los directores de proyectos con experiencia. Estos son nuestros mejores consejos para eliminar los nervios durante la próxima presentación del plan del proyecto:

Sé conciso. Trate de hacer su presentación lo más breve posible mientras cubre todos los temas clave. Cuanto menos hable, menos probabilidades tendrá de divagar, salirse del tema o dejar que sus nervios se apoderen de usted.

Haga una pausa cuando lo necesite. No tema hacer una pausa, tomar un respiro y ordenar sus pensamientos. Disminuir la respiración conscientemente puede ayudar a calmar los nervios.

Ten una agenda clara. Planifique lo que cubrirá. Tener un esquema claro te hará sentir y parecer más seguro. 

Práctica. Cuanto más ensaye antes de la reunión, menos nervioso se sentirá. Para obtener los mejores resultados, practique frente a una audiencia. Solicite que sus voluntarios hagan preguntas que crea que el cliente puede hacer.

Asiste a otras presentaciones. Ver otras presentaciones de proyectos puede ayudarlo a sentirse más cómodo con el proceso, el flujo y las preguntas que se le pueden hacer. También puede obtener consejos sobre qué hacer y qué no hacer. Esta experiencia ayudará a combatir los nervios.

Siéntete cómodo con la configuración. Pase tiempo en la sala de reuniones y utilice las herramientas de presentación antes de la reunión. Cuanto más se acostumbre al entorno y las herramientas, más seguro se sentirá.

Cuídate. El ejercicio, una buena noche de sueño y beber mucha agua pueden ayudar a combatir los nervios.

Si aún se siente nervioso después de incorporar estos consejos, considere unirse a un club de oratoria como Toastmasters . Estos clubes pueden ayudarlo a practicar discursos frente a una audiencia, mejorar sus habilidades y encontrar aún más formas de superar los nervios.

Cómo planificar la presentación de un proyecto con Wrike

Wrike puede ayudarlo a crear y presentar su plan de proyecto de una manera que supere las expectativas de su cliente en todo momento. Las  plantillas te ahorrarán tiempo y garantizarán que cada plan y presentación siempre se configure utilizando el mismo marco. Los diagramas de Wrike Gantt hacen que compartir el cronograma de su proyecto sea pan comido. Además, el software de colaboración le permite almacenar y compartir agendas, presentaciones de diapositivas, documentación de proyectos, comunicaciones previas y más, para que todo lo que necesita para sorprender a su cliente esté siempre a su alcance.

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