¿Qué es un plan de mejora de procesos?

Un plan de mejora de procesos es precisamente lo que parece: un plan para mejorar los procesos, ya sea a nivel de la empresa o de la organización o dentro de departamentos y equipos individuales. Dicho de otra manera, el plan de mejora de procesos es un método deliberado y documentado para analizar los procesos y procedimientos actuales, identificar debilidades y cuellos de botella y crear formas de mejorar la calidad y la eficiencia.

Los planes de mejora de procesos ayudan a los directores de proyectos y sus equipos a encontrar formas de reducir los esfuerzos desperdiciados o ineficientes y mejorar el tiempo de producción sin comprometer la calidad de los entregables. De hecho, con un plan de proyecto de mejora de procesos implementado, los equipos pueden entregar un trabajo de mayor calidad a un ritmo más rápido.

Cómo construir su plan de proyecto de mejora de procesos

Los planes de mejora de procesos son una necesidad para cualquier organización que busque crecer, escalar y operar de la manera más fluida y productiva posible. Entonces, ¿cómo puede desarrollar su propio plan de mejora del proceso de gestión de proyectos? A continuación, se incluyen seis sencillos pasos para guiarlo en su viaje de mejora de procesos.

1. Mapee el proceso en su estado actual.

Antes de que pueda comenzar a mejorar un proceso, debe comprender exactamente cómo se ve tal como está. El mapeo de procesos lo ayudará a visualizar cómo fluye la información y el conocimiento dentro de su equipo y su organización hasta que se convierta en un producto final. Con Wrike, puedes trazar fácilmente cada paso único en la cadena de entrega de tu proyecto y encontrar formas de mejorarlos.

2. Evalúe el proceso.

Con el proceso correctamente trazado, es hora de analizar todos y cada uno de los pasos del camino e identificar problemas. ¿Dónde se utilizan demasiados recursos? ¿Falta apoyo en un solo paso? ¿Dónde ocurren los cuellos de botella y los retrasos? Tenga en cuenta que la causa real de un problema puede tener varios niveles de profundidad, así que haga su debida diligencia para detectar realmente la raíz de la ineficiencia o el retraso.

3.-Reconstruye el proceso.

Ahora está listo para reconstruir un proceso más ágil, más rápido y más eficiente, pero no debe hacerlo en el vacío. Consulte con su equipo para asegurarse de que comprende el proceso en su forma anterior y que ha identificado todas las áreas problemáticas. Luego, desarrolle el nuevo proceso con sus aportes; después de todo, son ellos quienes realmente lo llevarán a cabo, lo que significa que tendrán información valiosa sobre las soluciones para optimizar el proceso de principio a fin.

4.- Asignar roles y recursos.

Incluso si ha consultado con el equipo principal involucrado, el nuevo proceso puede afectar a otros equipos o departamentos, o puede requerir recursos adicionales fuera de su equipo. Si es así, asegúrese de hablar con esos jefes de departamento o gerentes cuando asigne roles y recursos para el nuevo proceso.

5.- Comunicar y llevar a cabo el proceso nuevo y mejorado.

Con el nuevo proceso mapeado y todos los roles y responsabilidades asignados, es hora de comunicarse y ejecutar. Incluso si los miembros de su equipo han visto el proceso recién mapeado, es fundamental comunicar el plan para llevarlo a cabo y asegurarse de que todos estén en la misma página. También es importante que cuente con la participación de todo el equipo en el nuevo proceso. Si incluso un solo miembro del equipo se resiste, podría experimentar un inconveniente en la fase de ejecución.

6.- Supervise el nuevo proceso y repita el ciclo de mejora. 

Aquí está la parte más importante de su plan de mejora de procesos: debe llevarse a cabo de forma continua. De lo contrario, el proceso mejorado puede estancarse y volverse tan ineficaz como el anterior. El monitoreo continuo de sus procesos ayudará a garantizar que se mantengan lo más fluidos y productivos posible.

Mapear, monitorear y mejorar los procesos se vuelve más fácil con una herramienta de gestión de proyectos como Wrike. Con Wrike, puedes visualizar todos los procesos del ciclo de tu proyecto, ver dónde se asignan los recursos y reasignarlos según sea necesario, y detectar los cuellos de botella a medida que se desarrollan. De hecho, puedes probar Wrike durante dos semanas de forma gratuita.


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from: Master of Project Academy

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