¿Qué es un plan de comunicación del proyecto?

En la gestión de proyectos, una de las formas más eficaces de mantener alineados a las partes interesadas y los equipos es mediante el uso de un plan de comunicación. Pero ¿qué es un proyecto de plan de comunicación y cómo ayuda a proyectos de seguir funcionando sin problemas?

Los sesgos cognitivos naturales como el pensamiento grupal, las expectativas no realizadas y la falta de un marco contextual pueden obstaculizar el éxito del proyecto. La creación de un plan de comunicación del proyecto se adelanta a todos estos desafíos al establecer un flujo de trabajo al que todos pueden consultar durante todo el proceso de colaboración.

Por qué es importante la comunicación eficaz

La comunicación efectiva es importante porque las fallas a menudo ocurren cuando los objetivos no están alineados, los correos electrónicos se pierden y no se crean las herramientas adecuadas.

Una encuesta de PMI encontró que el 30% de los encuestados identificaron la “mala comunicación” como la razón principal del fracaso del proyecto. Y, considerando el costo del fracaso, no es de extrañar por qué es necesario un plan de comunicación para cada proyecto que lanza.

Crear un plan de comunicación eficaz significa preparar a su equipo para el éxito.

¿Qué es un plan de comunicación del proyecto?

Un plan de comunicación del proyecto es un acuerdo entre colaboradores y partes interesadas que describe qué, cuándo y cómo se compartirá la información en intervalos clave. En esta guía escrita se debe incluir información como actualizaciones de estado, preguntas relacionadas con las tareas y detalles de la reunión. El objetivo es definir y optimizar las comunicaciones del equipo tanto como sea posible.

¿Por qué es importante un plan de comunicación en la gestión de proyectos?

Un plan de comunicación es importante en la gestión de proyectos porque ayuda a que las partes interesadas, los clientes, los autónomos y los miembros del equipo estén en la misma página. Los planes de comunicación fallan si hay una discusión excesiva en torno al proyecto o si no se define el alcance de cada interacción (como notas de copia detalladas frente a sugerencias generales). Estos problemas pueden tener un efecto significativo en los plazos y presupuestos.

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Un plan de comunicación del proyecto también establece límites profesionales. Por ejemplo, sus partes interesadas pueden querer limitar su interacción al correo electrónico, mientras que sus trabajadores independientes pueden sentirse cómodos enviando mensajes de texto cuando la conversación es urgente.

¿Qué incluye un buen plan de comunicación en la gestión de proyectos?

Esto es lo que incluye todo buen plan de comunicación en la gestión de proyectos:

  • Una hoja de contacto con roles de colaborador e información de contacto relevante que destaca a los propietarios de la fase del proyecto
  • Enumere lo que debe comunicarse a lo largo del proyecto, como actualizaciones de reuniones y esquemas de contenido.
  • Incluya las 5 preguntas de la comunicación virtual (quién, qué, dónde, cuándo, por qué) para cada tipo de comunicación principal.
  • Resalte las cosas buenas que debe saber sobre la formalidad, los pronombres personales o las solicitudes especiales de los colaboradores.
  • Cree un cronograma de eventos para cualquier llamada telefónica planificada previamente, reuniones de estado virtuales que realmente funcionen y registros digitales.
  • Designar tipos de actualización de estado, dónde se ubicarán y quién los actualizará
  • Asignar revisores a tareas que los requieran.
  • Definir el método de comunicación, la fecha / hora y la frecuencia de cada tipo de comunicación principal.

Ejemplos de planes de comunicación

Su hoja de ruta única para un plan de comunicación eficaz variará según su cliente, su equipo y el alcance de su proyecto. Utilice estos ejemplos para inspirar e informar su próximo esquema.

Protocolo de actualización del proyecto: Acuerde con el cliente la frecuencia con la que le gustaría estar actualizado sobre el estado de su proyecto. ¿Qué incluirá la actualización del proyecto (estadísticas relevantes, hitos y próximas fases)? ¿Se enviará esta actualización del proyecto por correo electrónico, llamada de Zoom o tarea de Wrike Planifique estos detalles para permitir una comunicación más transparente y profesional.

Resolución de reclamos del cliente: etiquete la comunicación como “reclamo del cliente”, asigne un objetivo y un cronograma, luego agregue un aprobador. Designe los siguientes pasos para la aprobación en la tarea en sí. Haga que el aprobador actualice el estado de la tarea de Abierto a Cerrado una vez que se resuelva el reclamo .

Cumplimiento del pedido: ingrese manualmente el pedido, agregue el nombre y la descripción (incluidos los artículos, SKU y ubicación, etc.), luego asígnelo a un miembro del equipo. Automatice la operación de la cadena de suministro mediante la creación de dependencias de tareas para cada nuevo pedido, como activar la finalización de la tarea del pedido para notificar a un miembro del equipo de servicio al cliente cuando debe enviar un correo electrónico al cliente con una actualización.

Creación de copia web: agregue una lista de estados del proceso de revisión que incluya “esquema de página web”, “página web en progreso” y “página web lista para revisión”. Pregunte a los miembros del equipo que redactan la copia a @mencionar a los revisores cuando hayan completado cada página para que el proyecto siga avanzando.

¿Cuáles son los beneficios de un buen plan de comunicación del proyecto?

Los beneficios de un buen plan de comunicación del proyecto incluyen mantenerse en línea con el presupuesto, el cronograma y las expectativas de alcance, por nombrar algunos. La estrategia correcta puede resolver la mayoría de las fallas de comunicación importantes antes de que ocurran.

Tener un plan por adelantado hace que sea más fácil concentrarse en completar la tarea en lugar de olvidar quién dijo qué en la última reunión o tener que examinar decenas de cadenas de correo electrónico para obtener la última actualización.

Un plan de comunicación de proyecto eficaz también le ahorra el esfuerzo de tener que responder correos electrónicos individuales de “cuál es el estado”. Cuando existe un plan para garantizar que todas las partes interesadas se mantengan debidamente informadas, el equipo de su proyecto puede responder al cambio, gestionar clientes y mantener un buen nivel de comunicación.

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