La metodología Kanban

La metodología Kanban

Kanban es uno de los marcos de gestión de proyectos ágiles más populares, y por una buena razón. La metodología Kanban adopta un enfoque visual de la gestión de proyectos que muchas personas encuentran intuitivo y atractivo. Además, su énfasis en la entrega puede ayudar a los equipos a mejorar su eficiencia y aumentar su producción general.

Si eres nuevo en Kanban, aquí encontraras lo que necesitas para comenzar. Cubriremos los conceptos básicos de lo que es y no es Kanban. Luego, analizaremos los beneficios de la metodología Kanban, los tipos de proyectos para los que es más adecuada, cómo implementarla con éxito y qué herramientas pueden ayudarte a tener éxito.

¿Qué es Kanban?

Agile es una metodología de proyectos que promueve abordar proyectos dividiéndolos en etapas más pequeñas. Enfatiza la colaboración constante, la mejora continua y los altos niveles de participación del cliente. Hay varios marcos que los equipos pueden elegir seguir para adoptar Agile, Kanban es uno de ellos. Piense en Agile como lo que desea lograr y Kanban como una receta para lograrlo.

¿De dónde viene Kanban?

Kanban se originó a fines de la década de 1940 en Japón. Toyota buscaba una forma de mejorar sus procesos de ingeniería y producción. Los líderes de la empresa notaron que las tiendas de abarrotes utilizaban un método de producción de “extracción”, en el que se abastecían en función de la demanda esperada del cliente para evitar tener demasiados productos en el lineal.

Toyota decidió correr con esta idea de producción “justo a tiempo” y la implementó en su fábrica principal en 1953. El proceso Kanban fue el resultado de esta adaptación.

“Kanban” es una palabra japonesa que se traduce aproximadamente como “tarjeta que puedes ver”. Toyota utilizó tarjetas físicas para señalar pasos separados en su proceso de fabricación. Estas tarjetas permitieron a los miembros del equipo ver fácilmente lo que se completó y lo que aún quedaba por hacer.

No fue hasta principios de la década de 2000 que Kanban comenzó a arraigarse en la gestión de proyectos. A David J. Anderson se le atribuye a menudo como el primero en implementar Kanban en el desarrollo de software en 2005. Su libro sobre Kanban , publicado en 2010, sigue siendo uno de los recursos más completos que existen para proyectos centrados en la tecnología.

Desde entonces, la metodología Kanban Agile ha seguido evolucionando para adaptarse a proyectos en todas las industrias y mercados.

¿Cuáles son los fundamentos de Kanban?

Kanban es más que usar tarjetas para ayudar a administrar la entrega justo a tiempo (just in time). El marco Kanban está diseñado para ayudar a los equipos a reducir los cuellos de botella, mejorar la eficiencia, aumentar la calidad y aumentar la producción. Kanban se basa en cuatro principios y seis prácticas centrales.

Los cuatro principios de la metodología Kanban son:

Empiece por ahora. Concéntrese en lo que está haciendo ahora. Comprenda completamente los procesos que ya existen, incluidos lo que funciona y lo que no.

Adopte un enfoque incremental. Mire cómo cambiar lentamente sus procesos con el tiempo. Evite implementar cambios radicales.

Mantenga los roles. A diferencia de otros marcos que promueven sus propios roles únicos (como Scrum Master ), Kanban enfatiza trabajar con los roles que su equipo ya tiene.

Fomente el liderazgo. Se debe promover la innovación y las ideas de mejora a todos los niveles. Anime a cada empleado a actuar como líder, independientemente de su función o título.

Las seis prácticas principales de la metodología Kanban son:

  1. Visualice el flujo de trabajo. Kanban requiere el uso de un tablero físico o virtual para visualizar cómo fluye el trabajo de una etapa a la siguiente.
  • Limite el trabajo en progreso. Cada equipo de proyecto debe establecer un límite en la cantidad de tareas permitidas en cada etapa del flujo de trabajo a la vez. Si tiene cinco revisores, puede limitar la etapa de “Revisión” a no tener más de cinco tareas a la vez.
  • Gestione activamente el flujo de trabajo. Como director de proyecto, su función principal es supervisar el flujo de trabajo en busca de cuellos de botella y realizar ajustes para eliminar obstáculos y mejorar la eficiencia.
  • Crea pautas de proceso. Tenga pautas claramente comunicadas sobre cómo se completa el trabajo, qué significa “hecho”, etc. Esto puede ser una lista de verificación en cada columna o en cada “tarjeta” que describa lo que se requiere para pasar a cada etapa.
  • Utilice circuitos de retroalimentación. Utilice herramientas y procesos para promover la retroalimentación temprana y continua. Esto puede significar múltiples etapas de revisión o informes y métricas que comunican el desempeño.
  • Evolucionar. Al igual que con otros marcos ágiles , se anima a adaptar, evolucionar y mejorar sus procesos. Concéntrese en desarrollar e implementar pequeños cambios para mejorar su flujo de trabajo y procesos.

¿Qué es un tablero Kanban?

El tablero Kanban es un tablero físico o virtual que traza el flujo de trabajo de su proyecto y cómo las tareas se mueven a través de él desde el principio hasta el final. Un tablero Kanban garantiza que el flujo de trabajo esté estandarizado y que los miembros del equipo puedan ver fácilmente dónde se encuentra cada tarea en el esquema general.

El tablero Kanban más básico solo tiene tres flujos de trabajo: por hacer, en progreso y completo. Pero, las columnas se pueden agregar o cambiar para adaptarse a su proyecto.

Cada tarea se representa como una “tarjeta” y se coloca en el tablero en la columna que representa su etapa actual de trabajo. A medida que avanzan las tareas, la tarjeta se mueve a lo largo del flujo de trabajo. Cada tarjeta contendrá información sobre la tarea, como:

Una breve descripción

El nombre de la persona responsable

Una estimación de cuánto tiempo llevará

Requisitos para pasar a la siguiente etapa

Las tarjetas virtuales también pueden contener otros datos, incluidos enlaces a documentos relevantes y archivos de respaldo.

¿En qué se diferencia la metodología Kanban de Scrum?

Scrum es otro marco de proyecto ágil extremadamente popular. Dado que tanto Kanban como Scrum se basan en la metodología de proyectos Agile, tienen principios e ideales similares. Ambos marcos fomentan la colaboración, la mejora de procesos y la división de proyectos en fases. Sin embargo, existen diferencias esenciales.

El proceso Kanban se centra en dividir un proyecto en etapas de flujo de trabajo y administrar el flujo y el volumen de tareas a través de esas etapas. Scrum gira en torno a dividir un proyecto por tiempo (generalmente “sprints” de 1 a 2 semanas) y administrar las tareas completadas en cada sprint.

La gestión de proyectos Kanban no se basa en el tiempo. Si bien las tarjetas pueden tener fechas límite o tiempos estimados para completarse, Kanban se considera un flujo continuo. A menudo lo utilizan los servicios de TI y otros equipos que tienen un flujo interminable de tareas.

Scrum también tiene varios roles únicos, como Scrum Master, Product Owner, etc. Mientras que Kanban alienta a mantener los roles que su equipo ya tiene. En general, Scrum es mejor para proyectos urgentes, mientras que Kanban se adapta mejor a los equipos con una afluencia continua de nuevas tareas. Sin embargo, muchos equipos están adoptando un marco bastante nuevo llamado Scrumban que intenta capturar lo mejor de ambos mundos.

¿Cuáles son los beneficios del proceso Kanban?

Los principales beneficios de la metodología Kanban son:

Flexibilidad. Kanban no dicta qué trabajo ocurre cuando, simplemente, cuántas tareas se permiten en cada fase a la vez. Este enfoque hace que sea increíblemente fácil reorganizar el trabajo a medida que cambian las prioridades.

Menos cuellos de botella. Los tableros Kanban lo ayudan a identificar rápidamente los cuellos de botella en el proceso para que pueda descubrir y resolver lo que ralentiza a su equipo.

Eficiencia incrementada. Si bien Kanban no tiene un horario establecido, una métrica clave suele ser el tiempo promedio que tarda una tarea en completar el flujo de trabajo. Este énfasis en la rapidez o la lentitud con que las tareas pasan por las fases puede ayudar a aumentar la eficiencia y acelerar la producción.

Mejor calidad. Al limitar la cantidad de tareas en las que su equipo puede trabajar a la vez, ayuda a mejorar su enfoque y la calidad de su trabajo.

Adopción más rápida. Kanban recomienda comenzar con sus procesos y roles actuales y hacer pequeños cambios. Este enfoque ayuda a los equipos a aceptar el cambio más fácilmente.

Visibilidad. Cualquiera puede mirar su tablero Kanban y ver rápidamente en qué etapa se encuentra una tarea y quién está trabajando en ella.

Entrega continua. Al igual que con otros marcos ágiles, Kanban enfatiza la entrega de soluciones viables de forma regular. Este enfoque acorta los tiempos de entrega y ayuda a mejorar las relaciones con los clientes.

¿Para qué tipo de proyectos es mejor Kanban?

La gestión de proyectos Kanban es mejor para proyectos que tienen muchos entregables individuales y un énfasis en las cargas de trabajo durante las fechas de entrega. Debido a que una tarjeta individual representa cada tarea, los proyectos con muchas interdependencias pueden sufrir.

Sin embargo, suponga que está tratando con un gran volumen de tareas que tienen varios estados discretos, con una persona diferente responsable de cada uno. En ese caso, Kanban puede ayudarlo a monitorear de manera efectiva cada etapa del proceso.

Algunos ejemplos de proyectos que funcionan bien con Kanban son:

Una campaña de marketing que requiere muchos anuncios separados.

Un proyecto de creación de contenido, donde cada blog, capítulo o historia es una tarea separada

Un proyecto de servicio para resolver errores y liquidar tickets de clientes

Cómo introducir la gestión de proyectos al estilo Kanban

Los principios de Kanban te dicen que comiences con lo que sea que estés haciendo ahora e implemente los cambios lentamente con el tiempo. Para presentar la administración de proyectos Kanban a su equipo de proyectos, puede comenzar a incorporarla lentamente en lo que ya está haciendo.

Empiece por documentar sus procesos actuales e identificar las etapas de trabajo que utiliza su equipo, como “Por hacer”, “En borrador”, “En revisión” y “Aprobado”. A continuación, cree un tablero Kanban para visualizar este flujo de trabajo.

Una vez que pueda ver su flujo de trabajo, es hora de analizar qué tan eficiente es su equipo, buscar cuellos de botella y establecer algunos límites en el trabajo en progreso. Vea cuántas tareas atraviesan cada etapa sin límites y dónde se estancan. Luego, establezca límites y controle cómo cambian el rendimiento. Si termina con personas inactivas, puede aumentar sus límites, reasignar el trabajo o buscar qué está causando que algunas fases se muevan más rápido que otras.

Si aún no tiene pautas claras sobre lo que significa cada etapa y cuándo está lista para seguir adelante, es hora de crear esos esquemas. Si está utilizando el software de proyecto Kanban, puede crear una lista de verificación o una descripción general para cada etapa del flujo de trabajo. 

El siguiente paso será implementar ciclos de retroalimentación cortos . Puede hacer esto presentando reuniones diarias, etapas de revisión o informes y paneles que muestren métricas clave, como el tiempo de ciclo (el tiempo promedio que tarda una tarea en completar el flujo de trabajo).

A medida que su equipo adopte lentamente más procesos Kanban, anímelos a hablar sobre lo que funciona bien y lo que podría ser mejor. Pídales sugerencias sobre cómo mejorar y promoverlos para que adopten una mentalidad de liderazgo.

Finalmente: evoluciona. Mida el progreso y el rendimiento y esté preparado para adaptarse y cambiar a medida que usted y su equipo descubren nuevas y mejores formas de hacer las cosas. Kanban se trata de un progreso incremental y no está destinado a ser un marco estático que se mantenga igual para siempre.

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Wrike es un software de gestión de proyectos y colaboración en línea que reúne funciones centralizadas de gestión de tareas y colaboración social en un espacio de trabajo en tiempo real. Conecta tareas, discusiones y correos electrónicos con su plan de proyecto real. Obtiene una imagen actualizada del proyecto y puede mantener a su equipo alineado con su estrategia sin aburridas reuniones de estado.

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