Cómo administrar los KPI (indicadores clave de desempeño) del proyecto mediante análisis avanzado

Los KPI del proyecto son una forma importante de analizar y evaluar el progreso y el éxito. Pero, como saben muchos directores de proyectos, no siempre son eficaces. Las principales razones por las que los KPI de su proyecto pueden estar fallando en este momento pueden incluir la falta de datos recientes, un malentendido sobre cómo usarlos de manera efectiva y la falta de claridad sobre por qué son tan valiosos.

Junto con las respuestas a todas estas importantes preguntas de análisis avanzado, también analizaremos más de cerca algunas decisiones de proyectos comunes pero desafiantes que puede tomar fácilmente con los KPI.

¿Qué es un indicador clave de rendimiento (KPI)?

Los indicadores clave de desempeño (KPI) son los indicadores críticos (clave) de progreso hacia un resultado esperado. Los KPI brindan un enfoque para la mejora estratégica y operativa, crean una base analítica para la toma de decisiones y ayudan a enfocar la atención en lo que más importa. Como dijo Peter Drucker: “Lo que se mide, se hace”.

Gestionar con el uso de KPI incluye establecer objetivos (el nivel de rendimiento deseado) y hacer un seguimiento del progreso en relación con ese objetivo. Administrar con KPI a menudo significa trabajar para mejorar los indicadores principales que luego generarán beneficios rezagados. Los indicadores adelantados son precursores del éxito futuro; Los indicadores rezagados muestran el éxito de la organización en el logro de resultados en el pasado.

¿Por qué son importantes las métricas clave de rendimiento en la gestión de proyectos?.

Los indicadores clave de desempeño en la gestión de proyectos son importantes porque miden el éxito de cualquier proyecto o tarea. También se pueden utilizar para establecer y alcanzar metas. Cuando se utilizan correctamente, las métricas de rendimiento clave trabajan de la mano con los objetivos y los resultados clave para ayudar a descubrir áreas de mejora y proporcionar información real para la estrategia futura.

Hay cuatro tipos diferentes de KPI en la gestión de proyectos: presupuesto, tiempo, hitos y eficiencia del proceso.

El truco para hacer que cualquiera de estas métricas de rendimiento clave funcione para usted es elegir las que sean mejores para su organización y proyecto individual.

Debido a que cada empresa tiene diferentes necesidades y estructuras, es mejor crear sus propios KPI primarios y luego experimentar para encontrar cuál funciona mejor. Y, aunque tiene muchos puntos de datos para elegir, sus objetivos principales lo ayudarán a determinar a qué tipo de KPI prestar atención.

Cómo los análisis de KPI lo ayudan a tomar decisiones difíciles en los proyectos

La mayoría de los directores de proyectos se enfrentan a decisiones difíciles todos los días. Y, si bien los profesionales experimentados pueden confiar en sus instintos, los gerentes de proyectos más nuevos deben confiar en la retroalimentación práctica para avanzar con confianza. Afortunadamente, la mayoría de estos problemas se resuelven con la ayuda de unos pocos datos; aquí hay algunos ejemplos:

1. Decidir si puede o no aceptar trabajo adicional

Con una herramienta de análisis de KPI como Wrike Analyze , los usuarios pueden ver fácilmente todos los estados activos del proyecto por porcentaje en un gráfico circular simple. Si ve que hay más proyectos completados que activos, mueva algunos proyectos nuevos y en espera al principio de la cola. Si ve que más del 50% de sus proyectos están en progreso, considere mover tantos como sea posible al lado completado antes de agregar otros nuevos.

2. Buscando formas de distribuir uniformemente la carga de trabajo

Un práctico gráfico de barras codificado por colores puede mostrarle quién está trabajando en qué proyectos en todo su equipo en un momento dado. Compare visualmente cargas de trabajo en paralelo para tener una mejor idea de quién tiene disponibilidad para tareas adicionales.

3. Responsabilizar a los empleados de cómo emplean su tiempo

Utilice una aplicación de seguimiento del tiempo para respaldar las revisiones de desempeño y decidir qué miembros de su equipo contribuyen con la mayor cantidad o calidad de trabajo durante un período de tiempo determinado. Los empleados pueden registrar cuánto tiempo dedican al trabajo y en qué dedican su tiempo. Esta información también se puede utilizar para tomar decisiones sobre la contratación y el despido de empleados, así como la mejor forma de utilizar su equipo existente para hacer más cosas.

Kia del Valle

3 ejemplos de KPI de proyectos

  • Obtenga una visión en tiempo real del progreso en toda la organización.
  • Escale su negocio a través de gráficos de distribución de carga de trabajo que permiten a los gerentes ayudar a los empleados a ser más eficientes.
  • Duplique el crecimiento de los ingresos a través de KPI, como la documentación de tareas y tiempo, que ayudaron a responsabilizar al personal por la facturación adecuada.

Utilice los KPI del proyecto para tomar decisiones mejores y más informadas

Los KPI del proyecto ayudan a establecer y lograr puntos de referencia, optimizar los procesos y mejorar el rendimiento del equipo. La analítica avanzada también se puede utilizar para resolver preguntas difíciles, como si expandir o reducir su equipo y dónde hay o no margen de maniobra para nuevos clientes. Si desea ser más eficiente, hacer crecer su negocio y aumentar los ingresos, considere verificar los KPI del proyecto de a través de Wrike con una prueba gratuita .

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