Cómo escribir un caso de negocio (Business case)

Un caso de negocio es la forma en que le demuestra a su cliente, clientes o accionistas que el producto que está presentando es una inversión sólida. A continuación, ilustramos los pasos para escribir uno que los influirá.

La necesidad de un caso de negocio es que recopile la propuesta, el esquema, la estrategia y el plan de marketing en un documento y ofrezca una visión completa de cómo el proyecto beneficiará a la organización.

Hay cuatro pasos necesarios para escribir un caso de negocios, que son los siguientes:

Investigue su mercado, competencia y alternativas

Compare y finalice sus enfoques

Recopile los datos y presente sus estrategias, objetivos y opciones

Documentar todo

Existen plantillas que puede utilizar para redactar su caso de negocio y recopilar toda la información pertinente, que incluye lo siguiente:

  • Resumen Ejecutivo
  • Descripción comercial / declaración de misión
  • Producto o servicio
  • Estrategia de mercadeo
  • Análisis de la competencia
  • FODA: fortalezas, debilidades, oportunidades, amenazas
  • Resumen de operaciones
  • Plan financiero

Con la popularidad de las ideas “al dorso de la servilleta” que generan nuevas empresas multimillonarias, puede ser tentador pasar por alto la buena documentación comercial pasada de moda. De hecho, en algunas organizaciones ágiles o esbeltas, la dependencia excesiva de la documentación se considera un claro impedimento para la innovación y la colaboración.

Antes de comenzar su caso de negocio.

Los proyectos fracasan sin tener un caso de negocio sólido en el que apoyarse. Pero si un caso de negocio no está anclado a la realidad y no aborda una necesidad que se alinea con los objetivos comerciales más amplios de la organización, entonces es irrelevante.

La investigación que necesitará para crear un caso de negocios sólido es el por qué, qué, cómo y quién. Esto debe comunicarse claramente. El caso de negocio abordará el por qué, pero con mayor detalle. Piense en el caso de negocio como un documento que se crea de forma incremental para evitar gastar recursos innecesarios.

Lista de verificación de casos comerciales

Uno de los pasos clave para iniciar un caso de negocios es tener una lista de verificación de casos de negocios. El siguiente es un esquema básico que debe seguir al comenzar a desarrollar su caso comercial.

  • Visión, metas y objetivos: Primero, debes averiguar qué estás tratando de hacer y cuál es el problema que quieres resolver. Esto conducirá a los entregables de su proyecto.
  • Partes interesadas: ya sean clientes, proveedores, alta gerencia, líderes departamentales u otros contribuyentes al proyecto, reúnase con ellos. Todos están comprometidos con el proyecto y debes comprender sus expectativas.
  • Especificaciones y requisitos: según el tipo de proyecto en el que esté trabajando, las especificaciones y los requisitos serán diferentes, pero son fundamentales para el éxito del proyecto. Reúnalas todas, averigüe qué determina si las ha cumplido con éxito e informe los resultados.
  • Plan del proyecto: es hora de crear el plan del proyecto. Averigua las tareas que tendrás que realizar para realizar el proyecto y luego su duración. No olvide incluir un plan de gestión de riesgos.
  • Presupuesto: esta es una estimación de todo lo que figura en su plan y lo que costará completar el proyecto durante el tiempo programado asignado.
  • Asignar recursos: decida quién trabajará en qué y luego asigne miembros del equipo a esas tareas.
  • Cree un cronograma: haga un cronograma para el proyecto estimando cuánto tiempo llevará completar cada tarea.
  • Plan de comunicación: tenga hitos para los registros y actualizaciones de estado, así como para determinar cómo las partes interesadas estarán al tanto del progreso durante el ciclo de vida del proyecto.
  • Monitorear el progreso: tenga un plan para monitorear y rastrear su progreso durante el proyecto para comparar el progreso planificado con el real.

Los cuatro pasos para redactar un caso empresarial exitoso

El caso de negocio es tradicionalmente un documento que define el beneficio empresarial central de un proyecto para justificar el gasto de la iniciativa. A menudo detalla cómo el proyecto se alinea con los objetivos estratégicos de la organización y, como tal, es una responsabilidad crucial, aunque a menudo se pasa por alto, para los gerentes, que asumen que el liderazgo senior es responsable de esto, o que simplemente son subsumidos rápidamente por el día a día. Responsabilidades de entrega del proyecto.

Kia del Valle

Ya sea que esté comenzando un nuevo proyecto o en la mitad de uno, tómese el tiempo para redactar un caso de negocios para justificar el gasto del proyecto al identificar los beneficios comerciales que su proyecto brindará y que sus partes interesadas están más interesadas en aprovechar el trabajo. Los siguientes cuatro pasos le mostrarán cómo redactar un caso de negocio:

Paso 1: Identificar el problema empresarial

Los proyectos no se crean por el bien de los proyectos. Tienen una meta. Por lo general, se inician para resolver un problema comercial específico o crear una oportunidad comercial.

Carolyn O’Hara, escribiendo en HBR , señala que debes “liderar con la necesidad”. Por lo tanto, su primer trabajo es averiguar cuál es ese problema u oportunidad, describirlo, averiguar de dónde viene y luego abordar el marco de tiempo necesario para abordarlo.

Esta puede ser una declaración simple, pero se articula mejor con algunas investigaciones sobre el clima económico y el panorama competitivo para justificar el momento del proyecto.

Paso 2: Identificar las soluciones alternativas

¿Cómo saber si el proyecto que está emprendiendo es la mejor solución posible al problema definido anteriormente? Naturalmente, elegir la solución adecuada es difícil y el camino hacia el éxito no está pavimentado con suposiciones infundadas.

Una forma de reducir el enfoque para aclarar la solución correcta es seguir estos seis pasos (después de la investigación relevante, por supuesto):

  • Tenga en cuenta las soluciones alternativas.
  • Para cada solución, cuantifique sus beneficios.
  • Además, pronostique los costos involucrados en cada solución.
  • Luego, averigüe su viabilidad.
  • Discernir los riesgos y problemas asociados con cada solución.
  • Finalmente, documente todo esto en su caso comercial.

Paso 3: Recomendar una solución preferida

A continuación, deberá clasificar las soluciones, pero antes de hacerlo es mejor establecer un criterio, tal vez tener un mecanismo de puntuación que lo ayude a priorizar las soluciones para elegir mejor la correcta.

Algunas metodologías que puede aplicar incluyen:

  • Dependiendo del costo y beneficio de las soluciones, dele una puntuación de 1 a 10.
  • Base su puntaje en lo que es importante para usted.
  • Agregue más complejidad a su clasificación para cubrir todas las bases.

Independientemente de su enfoque, una vez que haya sumado sus números, la mejor solución a su problema se hará evidente. Nuevamente, querrá que este proceso también esté documentado en su caso comercial.

Paso 4: Describir el enfoque de implementación

Entonces, ha identificado su problema u oportunidad comercial y cómo alcanzarlo, ahora debe convencer a sus partes interesadas de que tiene la razón y tiene la mejor manera de implementar un proceso para lograr sus objetivos. Por eso la documentación es tan importante; Ofrece un camino práctico para resolver el problema central que identificó.

Ahora, no es solo un ejercicio para apaciguar a los altos directivos. ¿Quién sabe lo que podría descubrir en la investigación que realizó para explorar el problema subyacente y determinar soluciones alternativas? Puede ahorrarle millones a la organización con una solución alternativa a la propuesta inicialmente. Cuando se pone a trabajar en un caso de negocio sólido, puede lograr que sus patrocinadores o el liderazgo de la organización se unan a usted y tener una visión clara de cómo garantizar la entrega de los beneficios comerciales que esperan.

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