GESTIÓN DE PROYECTOS PARA PRINCIPIANTES

Quizás no seas un Gerente de Proyecto en el sentido oficial, pero casi definitivamente alguien que necesita gestionar proyectos diariamente.

Cuando necesitas coordinar el trabajo a través de un grupo de personas para conocer una fecha límite siempre cambiante, eso es la administración de proyecto. Cuando necesites entregar comentarios de un cliente a su equipo y estrategias de cómo implementar los cambios solicitados, eso es administración de proyectos. Y cuando lo que  necesites es coordinar una corrida de café a gran escala y asegurarse de que las personas adecuadas obtengan los pedidos correctos, bueno eso no es exactamente  administración de un proyecto, pero está lo suficientemente cerca.

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Los proyectos son el futuro del trabajo. Fueron viendo una reducción en la gestión de la vieja escuela de jerarquías y un aumento de personas en roles de misión crítica trabajando juntos para terminar las cosas y llegar a un objetivo.

Como este cambio actual hacia proyectos el trabajo continúa, la importancia de personas capacitadas y competentes para gestionar estos proyectos están creciendo (como era de esperar) en consecuencia.

El Instituto de Gestión de Proyectos (PMI) estima que para 2027, los empleadores el mundo necesitará 87,7 millones de personas trabajando en proyectos orientados a la gestión roles. También predicen una pérdida potencial de $ 207,9 mil millones en PIB en los 11 países analizados si esta necesidad queda insatisfecha.

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Con una necesidad proyectada de llenar 2,2 millones de nuevos roles orientados a proyectos en todo el mundo anualmente hasta 2027, una cosa se convierte en muy claro: hay muchos proyectos que necesitan ser gestionados. “Pero”, puedes gritar, “¡eso es 2027! Es tan lejano en el futuro.

Según ese mismo informe de PMI, La demanda de directores de proyectos ha sido creciendo más rápidamente que la demanda de trabajadores calificados en otras ocupaciones.

No es de extrañar que las habilidades que proyectan los gerentes traen a la mesa – impecable comunicación, inteligencia emocional, liderazgo seguro, resolución de problemas estratégicos, y una aptitud de otro mundo para la organización y gestión del tiempo –

Gestion de proyectos

Así que cada vez más personas que nunca quieren convertirse en directores de proyectos,asi que deberiamos saber: ¿cómo puedes convertirte en un mejor gerente de proyectos, incluso si ¿No eres un Project Manager?

Está bien, no todo; más como Algunas cosas que, con suerte, encontrarás útil Cuando necesites decidir cómo administrar un proyecto. Hay un número de diferentes metodologías, filosofías y técnicas, cada una con una base de personas dedicadas. Puede ser difícil saber cuál es el método adecuado para ti y tu proyecto.

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Dos de las metodologías más influyentes para la gestión de proyectos son Waterfall y ágil. La metodología Waterfall (La metodología waterfall también es conocida como modelo de desarrollo en cascadas) especialmente popular en los industrias como la construcción y fabricación, mientras que Agile y otros Los enfoques adaptativos han entrado en prominencia en industrias más nuevas como el software desarrollo.

Aquí hay una introducción rápida, con algunas conclusiones claves de ambos.

El método Waterfall

Es un enfoque tradicional para la gestión de proyectos. En él, las tareas y fases se completan de forma lineal, secuencial y cada etapa del proyecto debe completarse antes de que comience la siguiente. Las etapas de Waterfall generalmente seguirían esta secuencia:

Sin embargo, también como una cascada real, esto puede volverse peligroso rápidamente. Ya que todo está mapeado al principio, hay mucho margen de error si las expectativas no coinciden con la realidad. No hay vuelta atrás a etapa anterior una vez completada (imagínese tratando de nadar contra una cascada – no es divertido).

Esto también significa que los costos pueden aumentar rápidamente si se produce un imprevisto en las circunstancias o retrasos. E incluso si el proyecto estaba perfectamente trazado y ejecutado de acuerdo al plan, si un cliente cambia de opinión durante el proceso, o no está satisfecho con el producto terminado, a menudo es demasiado tarde para reparar el curso.

La rigidez de la metodología Waterfall es una gran parte de la razón por qué su popularidad ha disminuido en los últimos años, particularmente a favor de más Métodos ágiles flexibles (más sobre ellos en breve). Pero todavía hay un número de los beneficios del método Waterfall.

Estas son algunas de las razones por las que la gente elige Waterfall:

1. Es estructurado y lógico:

El método Waterfall le da un camino claro de A a B a C. Su naturaleza secuencial significa que es intuitivo y fácil de seguir.

2.-Está bien pensado:

– Debido a que comienza con una planificación extensa y minuciosa, la cascada

– El método puede adelantarse a los problemas antes de que se conviertan en problemas, ayudando para evitar sorpresas desagradables y ahorrar tiempo y dinero bajo la línea.

Dado que su proyecto debe estar altamente estructurado y supervisado a fondo, el método Waterfall requiere pautas y documentación claras. Esta significa que es fácil incorporar nuevas personas en cualquier etapa según sea necesario, que es particularmente útil en el caso de nuevos miembros del equipo o clave rotación de empleados.

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3.- Enfatiza el proceso en lugar de las personas:

Puedes usar Waterfall si:

• El objetivo final de su proyecto está claramente definido.

• El cliente sabe exactamente lo que quiere y no es probable (o capaz) de cambiar de opinión a mitad del proceso.

• Tu proyecto es consistente y predecible.

• Trabaja en una industria regulada que necesita un proyecto extenso seguimiento o documentación.

• Es posible que debas incorporar nuevos empleados al proyecto a mitad de camino.

Metodología ágil

El método Agile surgió de una creciente insatisfacción con el enfoque lineal de Cascada. Frustrado con las limitaciones de un esquema de gestión de proyectos que no pudo adaptarse a un proyecto, ya que progresó, el enfoque comenzó a cambiar a modelos más iterativos que permitieron a los equipos para revisar su proyecto según sea necesario durante el proceso en lugar de tener que esperar hasta el fin de revisar y enmendar.

La metodología Agile ha pasado a activar varios sub-marcos específicos y enfoques, como Scrum, Lean, y Kanban, pero los principios rectores de un método ágil sigue siendo el mismo.

Uno de los elementos clave es que los equipos deben ser pequeño (con un máximo de 8-12 personas) y auto organizado, con un líder (o “Scrum Master”) que ayuda a facilitar el proyecto y sirve de enlace entre las partes interesadas internas y externas.

El Scrum Master (que no es el mismo que Project Manager) se decide en función de la individualidad del proyecto en mano y el ensamblado conjuntos de habilidades de los miembros del equipo y cambios con cada proyecto.

El equipo también incluye o tiene acceso a un tomador de decisiones clave, para que no haya tiempo perdido esperando que los proyectos avancen largos procesos de aprobación. En cambio, el equipo tiene poder para tomar sus propias decisiones cuando sea posible.

Las principales razones por las que las personas optan por un enfoque ágil son:

Es colaborativo

Los equipos ágiles trabajan en grupos pequeños y auto organizados y dependen de la comunicación para fomentar la colaboración productiva. Por lo general, los equipos deben tener una reunión diaria rápida (también conocida como “scrum diario”) donde cada miembro del equipo informa sobre su progreso y establece metas para el próximo día. Tener estos equipos más unidos y comunicativos empodera a cada miembro del equipo a sentirse como un participante activo en el proceso, no solo un dron que sigue órdenes.

Es rápido

El proyecto se divide en ciclos cortos o “sprints”. Estos son tiempos definidos períodos (generalmente de 1 a 2 semanas) en los que lograr un fragmento planificado previamente de trabajo. Al final de cada sprint, el equipo revisa su desempeño antes de comenzar el siguiente sprint con los cambios necesarios en su lugar. Esto significa que las decisiones se toman rápidamente, se prueban de inmediato y revisado rápidamente, con cualquier aprendizaje reflejado en futuras iteraciones.

Está abierto a cambios (basados ​​en datos)

El método Agile se enorgullece de recibir comentarios en cada etapa del proceso. Una forma de hacerlo es mediante un diálogo constante con el cliente, lo que les permite asegurarse de que el proyecto cumple con sus expectativas y le da al equipo la posibilidad de corregir el rumbo si es necesario.

Otra forma de obtener comentarios es mediante pruebas frecuentes. Tanto como dar al equipo datos concretos sobre lo que funciona y lo que no, esto también significa que cualquier problema imprevisto se puede detectar temprano, en lugar de desenterrando un gran problema al final del proyecto y luchando – demasiado tarde – para enmendarlo.

Prueba Agile si:

• Su proyecto puede cambiar.

• No está seguro desde el principio de cómo será la solución.

• Necesita trabajar rápidamente y es más importante que vea rápido progreso que resultados perfectos.

• Su cliente necesita (o quiere) participar en cada etapa.

Los Grandes rasgos de los Gerentes de proyecto

Ser un gran director de proyectos es algo más que tener certificaciones. Tener una calificación de gestión de proyectos como PMP o PRINCE2 es genial, y refleja claramente el tiempo, el compromiso y la dedicación que alguien tiene dado a su profesión, pero, cada vez más, el énfasis está cambiando de calificaciones a habilidades y experiencia. Aquí hay tres rasgos que tienen éxito los gerentes de proyecto tienen en común y lo que puede aprender de ellos.

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Emocionalmente inteligente

Gestionar un proyecto, por su propia naturaleza, siempre implicará la gestión de personas. (Al menos hasta que los robots se hagan cargo). La gente es compleja. Por eso la inteligencia emocional es una de los más rasgos importantes que puede tener un director de proyecto.

La inteligencia emocional es más que solo habilidades con las personas. Se trata correctamente comprender y manejar las emociones, tanto las suyas como las de otros, y tratar esas emociones con significado y valor.

De esta forma, las personas con alta inteligencia emocional (IE) pueden utilizar su capacidad para leer, aprovechar e interpretar las emociones para cultivar mejor entornos de trabajo, comunicación más clara y más empática relaciones.

Este es un gran beneficio al administrar un proyecto, un proceso que se basa en gran medida en la navegación de complicadas dinámicas interpersonales. El exito en La gestión de proyectos tiene elementos de formación de equipos, gestión de los interesados, resolución de conflictos, facilitación y negociación, todos que requieren empatía, compasión y percepción emocional.

La buena noticia es que la inteligencia emocional es algo que puede ser constantemente mejorada. Hay un montón de formas de hacer esto. Una forma es intentar sintonizar en sus sentimientos sin juzgarlos. ¿Cómo te sientes ahora mismo? Puedes señalar cualquier motivo externo o interno por sentirte así? notas que te comportas – o comunicas – diferente cuando te sientes de cierta manera?

Tus emociones pueden afectar tu decisión,  haciendo así que siendo consciente de tu propio estado emocional te ayude a hacer más elecciones deliberadas para tu proyecto.

Puede parecer simple, pero tomando un momento de comprometerse honestamente con las emociones sin juicio pueden ser increíblemente esclarecedor y radicalmente transforma la forma en que trabajas con los demás.

Gran comunicador

Ser emocionalmente inteligente es uno cosa, pero también necesitas poder traducir tu comprensión de las emociones en un lenguaje que haga que todos se sientan escuchado y respetado. Por eso es genial que los gerentes de proyecto también deben ser excelentes comunicadores.

La buena comunicación es esencial no importa en qué negocio te encuentres, pero como gerente de proyecto, deberás conectarte con varias personas todos los días, en diferentes niveles de tu organización, y con diferentes niveles de participación (y seamos honestos, tal vez incluso interesados) en tu proyecto.

Eso significa que necesitas poder comunicarse eficazmente en una multitud de diferentes formas y medios, dependiendo sobre lo que requiere la situación. En un día cualquiera, podrías estar informando autoritariamente, explicando claramente, escuchar con empatía, lluvia de ideas estratégicamente, mediando compasivamente, alabando pensativamente, o cualquier otro número de verbo en tiempo presente + adjetivo combos.

La comunicación a menudo puede parecer una habilidad que tienes o no tienes, pero al igual que la IE, se puede acumular con el tiempo. Strategy Execution, una empresa que se especializa en formación organizacional, rompe la buena comunicación PM en cuatro niveles: contenido; procedimiento y estructura; interacciones y comportamiento; y sentimientos y emociones.

El contenido es el tema de su comunicación, p. Ej. los hechos y tareas que necesitan hacerse. El procedimiento y la estructura es el proceso de cómo proyecto se realizara, como el tiempo y la secuencia de cómo se harán las cosas trabajo. Las interacciones y el comportamiento se trata de establecer el tono de cómo el equipo los miembros trabajan juntos. Finalmente, los sentimientos y las emociones traen la IE que y asegúrese de que su equipo se sienta apoyado.

Para ser un comunicador de proyectos realmente excelente, debe alcanzar los cuatro niveles.

Lo que dices es solo un aspecto de cómo te comunicas; como dices es igual de importante. Un estudio del PMI señala que solo el 7% de nuestra comunicación se compone de “contenido”, mientras que el otro 93% se realiza de factores como la expresión vocal y el lenguaje corporal. Así que sé consciente de cómo habla su cuerpo, incluso con la boca cerrada.

Organizado y adaptable

Los gerentes de proyecto parecen tener una habilidad sobrenatural para mantenerse en el objetivo, en pista, y encima de todo. El nivel de organización requerido puede parecer desalentador si no eres el tipo de persona que organiza su personal como estantería con el sistema decimal Dewey (aunque emocionante si lo eres).

Afortunadamente, existen muchas técnicas y herramientas para ayudarte

Gestiona todo en cada paso del camino.

Como era de esperar, el uso de herramientas de gestión de proyectos puede mejorar drásticamente la gestión de su proyecto (¡quién sabía!), optimizando las comunicaciones, proporcionar transparencia y responsabilidad, y ayudarlo a romper su estrategia general en tareas e hitos alcanzables.

Tener un tablero central para todo el trabajo de su equipo también significa que nada cae entre las grietas. Le brinda visibilidad completa de sus próximos plazos y la carga de trabajo de cada miembro del equipo, lo que le ayuda a adelantarse a los obstáculos antes de que ocurran.

Tablero de trabajo TEAMWORK

El futuro de la administración de proyectos.


No podemos predecir el futuro. (Lo sé; también estoy decepcionado). El campo de la gestión de proyectos sigue cambiando, creeo que hay algunos cosas en las que empezar a pensar ahora que te darán una ventaja más adelante (y ahora).

Entonces tienes un proyecto. Va muy bien. ¿Qué sigue?

Gestionar un proyecto puede ser un poco como horneando un pastel: Traes todos los ingredientes juntos, mézclelos y crear algo nuevo, utilizando la ciencia o brujería (los expertos todavía no entienden cómo funciona el horneado).

Los proyectos implican cambios.

Históricamente, la gestión de proyectos se ha centrado en el estado del proyecto a medida que avanza a ser  terminación. Gestión del cambio, por otro lado, se trata de empoderar personas para adaptarse a los cambios y con ellos provocado como resultado de su proyecto u otro cambio organizacional. Es decir, si la gestión de proyectos se centra en el qué, la gestión del cambio se centra en el quién.


Tiene sentido que los dos vayan mano a mano. Por eso el mejor proyecto el cual los gerentes piensan en el futuro para prepararse y empoderar a aquellos cuyo trabajo diario será afectado por los resultados de su proyecto. Pensar en la experiencia del usuario y tener su involucramiento desde un inicio nos puede ayudar en gran medida al éxito del proyecto (gestión de interesados).


La gestión exitosa del cambio evalúa la preparación de la organización para el cambio entrante, organizar la formación y desarrollo donde necesario, coordinar la captación en un nivel de liderazgo, manejar la resistencia y reforzar positivamente el cambio en general.


¡Anímate y gestiona proyectos!

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Así que ahí lo tienes. Incluso si no eres un director de proyectos, tomar prestado de la gestión de proyectos para ayudarte a gestionar tus proyectos son una obviedad.

Adoptando las habilidades, técnicas, herramientas y enfoques que se describe aquí, puede transformar la forma en que se realiza el trabajo, todo mientras crea un entorno de trabajo productivo y feliz para tu equipo (sin importar en qué parte del mundo te encuentres).

Si necesitas una asesoría o tienes una consulta puedes dejar tu comentario en mi blog, a lo largo de mi carrera en administración de proyectos me he encontrado con diferentes problemáticas, desde un proyecto fracasado y sin fondos hasta la implementación de un proyecto a gran escala y exitoso aumentando la velocidad de produccion hasta en un 50%.

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Te comparto parte de la publicacion original de este articulo.

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3 comentarios sobre “GESTIÓN DE PROYECTOS PARA PRINCIPIANTES

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