RECUPERACIÓN DE PROYECTOS

En la administración de proyectos se presentan riesgo a lo largo de toda la vida del ciclo del proyecto, en este trabajo se analizaran los riesgos a los que se enfrentan los proyectos y como minimizarlos, así como importancia de la ejecución y control por parte de la dirección de proyectos.

El objetivo principal en el proceso de administración de los riesgos es  identificar los riesgos que pudieran perjudicar el desarrollo del proyecto en sus diversas etapas; cualificarlos y cuantificarlos en cuanto a su probabilidad de ocurrencia y potencial impacto; definir una serie de acciones preventivas y correctivas, la respuesta a los riesgos que se juzguen más relevantes para disminuir la probabilidad de su ocurrencia durante la fase de ejecución y, en caso de que se presenten, estar preparados para superarlos y mitigar su impacto en el proyecto.

El objetivo principal  del proceso de ejecución del proyecto es obtener los entregables. Además, pone intención en el adecuado reclutamiento del recurso humano y su integración. De igual manera, este proceso tiene la finalidad de comunicar  a los interesados el estado de los productos y acerca del trabajo realizado.

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El “riesgo de un proyecto es un evento o condición inciertos que, si se produce, tiene un efecto positivo o negativo sobre al menos un objetivo del proyecto, como tiempo, costo, alcance o calidad. Un riesgo puede tener una o más causas y, si se produce, uno o más impactos” (Rivera, 2010, p. 224)

Esto es que cualquier proyecto tiene la posibilidad de tener varios riesgos, los cuales impactaría ya se retrasando la ejecución del proyecto, o incluso llevarlo al fracaso.

Para evitar que esto suceda debemos revisar de preferencia con un equipo muti disciplinario todos aquellos posibles riesgos que puedan impactar al proyecto, estos es se deben revisar todos los documentos como son el enunciado del alcance, la EDT, el cronograma del proyecto, el presupuesto, entre otros para que podamos detectar los elementos ahí expuesto y que pueden representar un riesgo.

Una vez conformado el equipo multi disciplinario, se puede hacer una lluvia de ideas donde se expongan su opinión de cada integrante sobre un riesgo especifico. De esta manera se pueden cuantificar los riesgos en una matriz y se puede planificar la respuesta a los mismos.

Los riesgos a los que se enfrenta los proyectos pueden ser:

  • Adversidades ambientales
  • Deficiencia en la estimación del proyecto
  • Problemas políticos
  • Problemas internos en las empresas
  • Falta de interés por parte de los involucrados, entre otros.

Una vez que se tienen identificado los riesgos a los que se enfrenta un proyecto se realiza un plan de respuesta.

El objetivo es identificar los riesgos que pudieran perjudicar el desarrollo corriente del proyecto en sus diversas etapas; cualificarlos y cuantificarlos en cuanto a su probabilidad de ocurrencia y potencial impacto; definir una serie de acciones preventivas y correctivas, la respuesta a los riesgos que se juzguen más relevantes,  para disminuir la probabilidad de su ocurrencia durante la fase de ejecución y, en caso de que se presenten, estar preparados para superarlos y mitigar su impacto en el proyecto (Rivera, 2010, p. 223)

Esto quiere decir que debemos emprender una serie de acciones las cuales den respuesta a los riesgos más relevantes para disminuir la posibilidad de que se presenten en la fase de ejecución del proyecto y de esta forma estar preparados para la mitigación de los mismos.

A los riesgos ya identificados y una vez analizados se le pueden dar múltiples  respuestas: evitarlos, cambiando la ruta de acción que nos llevaría al tropiezo, transferirlos, pasándolos a un tercero mediante el pago de una prima por ejemplo, o mitigarlos, reduciendo la probabilidad de ocurrencia o el monto del impacto mediante acciones preventivas y correctivas. De esta manera se desarrolla  un documento que puede tomar la forma de una matriz, donde tendremos los riesgos, las acciones de respuesta que hayamos elegido, y a un responsable de su monitoreo por cada uno de ellos. Asimismo, conviene incluir qué evento al cual llamamos disparador nos avisará de la próxima ocurrencia del riesgo en cuestión; por ejemplo, un conflicto entre dos integrantes del equipo que nos pone sobre aviso de la posible renuncia de uno de ellos. Estos elementos constituyen el Plan de la respuesta a los riesgos del proyecto el que está constituido por los siguientes elementos:

  • Riesgos
  • Probabilidad de ocurrencia
  • Monto potencial del impacto
  • Eventos disparadores de los riesgos
  • Acciones preventivas
  • Responsables

Algunos errores u omisiones frecuentes:

  • No están todos los riesgos o han sido descritos de forma poco clara
  • Falta especificar acciones preventivas o correctivas. Su costo es demasiado alto para el riesgo a mitigar.
  • Las probabilidades de ocurrencia e impactos son irreales
  • Se omitió nombrar a un responsable por riesgo.

Criterios de terminación

  • Contamos con un documento completo y coherente elaborado en colaboración con los integrantes del equipo
  • Ha sido autorizado por el cliente o el destinatario.

En el proceso de ejecución nos encontramos con el objetivo primordial de obtener los entregables del proyecto. Además, en este proceso se pone atención en el reclutamiento del recurso humano y su integración. De este modo, este proceso tiene la finalidad de comunicar a los interesados el estado de los productos y acerca del trabajo realizado. El proceso de seguimiento y control tiene el objetivo de observar los desempeños y recomendar acciones correctivas, así como controlar los cambios al alcance del proyecto para poder aprobar y formalizar actualizaciones que dan como resultado una nueva línea base del proyecto.

El proceso de ejecución, coordinado por el gerente del proyecto, consiste en la  obtención de los productos entregables del proyecto, poniendo atención en  personas y recursos y siguiendo el alcance definido.

En esta fase se busca asegurar que el trabajo realizado se apegue a los procesos del proyecto como se  han sido definidos mediante acciones de aseguramiento de la calidad, de acuerdo con lo previsto en el plan correspondiente. Asimismo, este es el momento de efectuar lo acordado en el plan de recursos humanos sobre el reclutamiento del equipo de trabajo. Una vez que se cuenta con él, y si se juzgó necesario, se emprenden actividades de desarrollo e integración de sus elementos. De igual manera, es el momento para que el administrador se haga cargo de la distribución de la información entre los involucrados en el esfuerzo. Asimismo, durante esta fase se abre la convocatoria a las licitaciones previstas entre los proveedores potenciales a considerar.

Al realizarse el proceso de seguimiento y control se verifica por un lado el logro de los productos de acuerdo con el alcance predeterminado y se formaliza la aceptación del cliente conforme se van logrando.

Al llevarse a cabo el proceso de seguimiento y control se verifica por un lado el logro de los productos de acuerdo con el alcance predeterminado y se formaliza la aceptación del cliente conforme se van logrando esto es se van revisando los alcances del proyecto y van realizando entrega de los mismos a los clientes.

También se administra o cultiva la relación con los interesados en el proyecto manejando el proceso de comunicación de manera tal que se informe a todos de los cambios aprobados y se resuelvan posibles problemas entre ellos. También, en este proceso se administran los contratos con proveedores para el logro de los objetivos establecidos.

La principal entrada de los procesos de ejecución, seguimiento y control es el plan del proyecto, y la salida más relevante es la documentación asociada con los productos entregables del esfuerzo. Se  hace notar que para efectuar estos procesos es necesario aportar demasiada documentación.

La documentación de los productos usualmente está constituida por manuales  técnicos y usuarios correspondientes

Errores u omisiones cometidos frecuentemente

  • La documentación está incompleta
  • Es difícil lectura y comprensión
  • No sigue un estándar en estructura, técnica y redacción.

Criterios de terminación:

  • Se cuenta con un juego de manuales completos, claros y estandarizados

Formatos de reporte:

  • Nombre del reporte y fecha de inicio
  • Autor del reporte
  • Estado de avance del alcance, tiempo, calidad y costo
  • Estado de los productos del proceso
  • Sugerencias y medidas a tomar.

References

Anyosa Soca, V. & Núñez, A. (2006). Recuperación de proyectos en problemas: Recovery of troubled projects. Paper presented at PMI® Global Congress 2006—Latin America, Santiago, Chile. Newtown Square, PA: Project Management Institute.

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